Bestehende Benutzer hinzufügen

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Mittels CSV-Datei fügen Sie eine größere Anzahl bestehender Benutzer zu Ihrem Mandanten hinzu. Dieser Vorgang wird auch als automatische Benutzerzuordnung mit Bestätigungsdialog bezeichnet.

Bei der Methode Einladung beim Login werden Benutzer datenschutzkonform hinzugefügt, d.h. sie können in das Hinzufügen einwilligen oder es ablehnen.

Was bietet die automatische Benutzerzuordnung?

Bei dieser Vorgehensweise übernehmen Sie bestehende Benutzer eines Mandanten auf einen anderen Mandanten, selbst wenn Sie als Mandantenadministrator nicht berechtigt sind, auf dem betreffenden Mandanten neue Benutzerkonten anzulegen.
Hinweis: Der Begriff Mandantenadministrator schließt den Organisator ein.

Wo finde ich die Funktion?

In der VMS-Systemanpassung finden Sie diesen Punkt unter dem Stichwort: Gruppeneinladungen für Benutzer fremder Mandanten.

VMS > Startseite > Konfiguration > Systemanpassung > VMS > Rollen und Rechte > Teilnehmer

Diese Funktion gehört zum Umfang des Erweiterungsmoduls vitero configure. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr Kundenberaterteam.

Sofern die Funktion aktiviert ist, können Mandantenadministratoren Benutzer aus fremden Mandanten per CSV-Upload in die Gruppe des eigenen Mandanten einladen.

Systemadministratoren sehen zusätzlich die zweite Methode zum sofortigen Hinzufügen von Benutzern zu einer Gruppe mit der Beschriftung: automatische Zuordnung (Benutzer werden der Gruppe sofort hinzugefügt).

CSV-Datei erstellen

Erstellen Sie eine CSV-Datei mit allen Benutzern, die Sie Ihrer Gruppe hinzufügen möchten.

Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:

Benutzername
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse

Weitere Informationen finden Sie im Artikel CSV-Datei der vitero Online-Hilfe.

CSV-Datei hochladen

Öffnen Sie die CSV-Datei in Ihrer Gruppe. Öffnen Sie dafür die Ansicht Gruppen und Mitglieder und klicken Sie auf dem Namen der gewünschten Gruppe. Klicken Sie auf dem Button CSV-Datei hochladen.

Wählen Sie die CSV-Datei auf Ihrem Rechner aus. Aktivieren Sie eine der beiden Optionen:

Einladung beim Login
automatische Zuordnung

Klicken Sie dann auf Hochladen oder auf Entfernen.

Ergebnistabelle

Unmittelbar nach dem Hochladen öffnet sich eine Übersicht mit detaillierten Informationen zum Upload-Vorgang. Die Tabelle kann folgende Einträge enthalten:

Anzahl der Zeilen mit Benutzereinträgen
geänderte Rollen der Benutzer
hinzugefügte Benutzer
aktualisierte Benutzer
nicht hinzugefügte Benutzer
Benutzer, die weder angelegt, noch der Gruppe hinzugefügt wurden: mit Fehlermeldung

Sicht der Benutzer

Sobald Sie einen Benutzer in Ihre Gruppe eingeladen haben, erhält dieser direkt nach seiner nächsten Anmeldung im vitero Raum einen Bestätigungsdialog. Darin wird ihm mitgeteilt, zu welchem Mandanten und zu welcher Gruppe er eingeladen wurde. Folgende Optionen stehen nun zur Verfügung:

Zustimmen
Ablehnen
Später nachfragen

Wurde der Benutzer zu mehreren Gruppen hinzugefügt und eingeladen, so erscheint dieser Dialog mehrmals hintereinander. So kann für jede Gruppe einzeln entschieden werden.

Rückmeldung

Als Administrator oder Gruppenleiter können Sie in den Gruppeninformationen einsehen, wer bereits Ihrer Einladung zugestimmt hat und welche Bestätigungen noch ausstehen.
Wer zugestimmt hat, wird als normales Mitglied Ihrer Gruppe angezeigt.

Steht eine Bestätigung oder Ablehnung noch aus, sehen Sie eine Auflistung der entsprechenden Benutzer in folgendem Bereich Eingeladene Benutzer werden erst in der Mitgliederliste angezeigt, wenn sie dem Beitritt zur Gruppe zugestimmt haben. Einverständnis benötigt von: .
Gruppenleiter sehen dabei keine personenbezogenen Daten.

Lehnt ein Benutzer die Zuordnung zu Gruppe ab, wird dieser weder in den Gruppeninformationen aufgelistet, noch im unteren Bereich der Einladungen.