Teilnehmer und Zuschauer besitzen keine erweiterten Rechte. Doch selbst bei eingeschränkten Rechten können diese Personen die Gruppenverwaltung einsehen.
Wenn Sie mehreren Gruppen zugeordnet sind, können Sie für einzelne oder alle Gruppen die Gruppenleiter-Rolle erhalten.
Was ist die Gruppenverwaltung?
Als Benutzer erhalten Sie in der Gruppenverwaltung einen Überblick über alle Gruppen, denen Sie zugeordnet sind. Sie können hier Folgendes tun:
- Gruppendaten durchsuchen
- Gruppeninformationen einsehen
Wo finde ich die Gruppenverwaltung?
Öffnen Sie das VMS. Die Gruppenverwaltung finden Sie in der linken Seitenleiste unter der Überschrift Gruppen und Mitglieder.
VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder
Als Administrator können Sie ebenfalls diese Ansicht der Gruppenverwaltung nutzen. Allerdings müssen Sie in den Administrationsbereich wechseln, damit Sie Zugriff auf weitere Funktionen haben.
Als Gruppenleiter haben Sie erweiterte Rechte, die Sie im Benutzerbereich wahrnehmen können. Sie haben keinen Zugang zum Administrationsbereich.
Gruppentabelle
Die Gruppentabelle ist die erste Ansicht der Gruppenverwaltung. Die Tabelle enthält folgende Informationen:
- Name der Gruppe -> Gruppeninformationen
- Letzte Sitzung
- Anzahl der Mitglieder
- Aktionen
Außerdem finden Sie hier eine Suchfunktion.
Gruppe
Klicken Sie auf den Namen einer Gruppe. Sie gelangen dadurch zur Ansicht Gruppeninformationen. Sie sehen nun alle Teilnehmer dieser Gruppe, verschiedene Links sowie weitere Informationen und Funktionen.
Letzte Sitzung
In dieser Spalte der Gruppentabelle sehen Sie das Datum der letzten Sitzung. Klicken Sie auf den Link, um die Daten zu sortieren.
Anzahl der Mitglieder
Hier sehen Sie die Anzahl der Mitglieder der jeweiligen Gruppe. Klicken Sie auf den Link, um die Daten zu sortieren.
Aktionen
Klicken Sie auf dem Ordnersymbol. Dadurch gelangen Sie in den Gruppenordner, der sich in der Inhalteverwaltung befindet. Dieser Ordner wird von Ihrem Trainer oder von Ihrer Organisation gepflegt. Er kann z.B. folgendermaßen aufgebaut sein:
- Audio-Dateien
- Bild-Dateien
- Video-Dateien
Wenn Sie erweiterte Rechte besitzen, z.B. aufgrund Ihrer Rolle als Gruppenleiter, sehen Sie in dieser Spalte weitere Symbole.
Gruppeninformationen
Öffnen Sie die Gruppeninformationen.VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder > Gruppeninformationen
Unter dem Namen der Gruppe finden Sie die Angaben zur Gruppen-ID, zum Raumtyp und zum Datum der letzten Sitzung.
Raumtyp
Es gibt drei verschiedene Arten von Raumtypen.
Buchbar: Dies ist ein normaler vitero Raum (Lizenzmodell Corporate Room), der von Gruppenleitern und Administratoren gebucht werden kann.
Personenbezogen: Dies ist ein Named-Moderator-Raum. Auch der Übungsraum für Gruppenleiter und der Testraum unter dem Free-Trial-Modell fallen unter diesen Typ. Dieser Raumtyp ist an eine Person gebunden, die den Raum öffnet und schließt. Buchungen sind also nicht erforderlich.
Café: Das Café steht ohne Buchung zur Verfügung. Es kann für spontane Treffen rund um die Uhr genutzt werden.
Zugangsinformationen
Die Ansicht Gruppeninformationen bietet verschiedene Möglichkeiten zum Betreten des vitero Raumes. Es handelt sich um bis zu vier Links und einen Code.
| Bezeichnung | Funktion | Anmerkung |
|---|---|---|
| Dauerhafter Gastzugang | Dieser Code kann im Reiter Code der Anmeldemaske eingegeben werden, ist aber auch im Gästelink enthalten. | Dieser Code bleibt gültig, bis durch das Löschen ein neuer Code generiert wird. Daneben gibt es noch den sitzungsbezogenen Sitzungscode und Einladungslink, der nur für eine Sitzung gilt und im vitero Raum im Menü Raum aktiviert werden kann. |
| Mitgliederlink | Gruppenmitglieder können mit diesem Link bei der Einwahl die Seite Raumauswahl überspringen. Während der Buchungszeit (inkl. Pufferzeit) gelangt man sofort zur Anmeldemaske. | Wird ein Mitgliederlink von einem Benutzer ohne Gruppenmitgliedschaft verwendet, gelangt dieser doch in die Raumauswahl von vitero inspire. |
| Gästelink | Mit diesem Link können sich Personen ohne vitero Benutzerkonto in Sitzungen dieser Gruppe einwählen. | Der Link enthält den Code aus dem dauerhaften Gastzugang. Er gilt solange, bis ein neuer Code generiert wird. Die Option Dauerhafter Gastzugang muss im VMS aktiviert sein, damit Sie diesen Link sehen. |
| vitero organise – Gruppenlink | Dieser Link führt zu einer Anmeldeseite, auf der die Anmeldung nur mit dem Benutzerkonto möglich ist. | Weitere Informationen vgl. vitero Erweiterungsmodul vitero organise. |
| vitero organise – gefiltert nach Gruppen | Der Link führt zu einer gruppenspezifisch gefilterten Veranstaltungsliste, um den Anmeldevorgang zu vereinfachen. | Weitere Informationen vgl. vitero Erweiterungsmodul vitero organise. |
Sollten Sie nicht sofort auf die vorgenannten Seiten geleitet werden, sondern die Auswahlseite sehen, auf der Sie zwischen Browser und Anwendungsdatei wählen können, liegt dies an der Konfiguration Ihres Mandanten.
Für Teilnehmer verfügbare Aktionen
Mit einem Klick auf dem Symbol Ordner gelangen Sie zum Gruppenordner.
Nach einem Klick auf dem Symbol Briefumschlag im Kopfbereich der Ansicht Gruppeninformationen können Sie eine E-Mail an alle bzw. einzelne Teilnehmer versenden. Mit einem Klick auf den Briefumschlag in der Zeile eines einzelnen Benutzers senden Sie eine E-Mail nur an diese Person.
Mitgliedertabelle
Hier finden Sie eine tabellarische Übersicht mit Details zu allen Personen, die
der jeweiligen Gruppe zugeordnet sind. Folgende Informationen können Sie
der Tabelle entnehmen:
Persönliche Daten: Vorhandene persönliche Informationen zu
den einzelnen Mitgliedern werden in der Tabelle angezeigt.
- Titel
- Nachname
- Vorname
- Benutzername
- Firma
- Foto
Rolle: Innerhalb einer Gruppe können die Mitglieder unterschiedliche Rechte haben. Die Rechte werden über die im VMS zugewiesenen Rollen erteilt:
- Teilnehmer
- Gruppenleiter
- Assistent
- Zuschauer
Diese Rechte beziehen sich auf die Benutzerverwaltung sowie auf die Termine und Inhalte.
Zutritt: Gibt an, ob ein Mitglied den vitero Raum betreten darf.
Standardmäßig dürfen alle Gruppenmitglieder den vitero Raum ihrer Gruppe betreten. Gruppenleiter oder Administratoren können den Zutritt jedoch verweigern – sowohl im VMS als auch im vitero Raum. Wird einem Mitglied der Zutritt dauerhaft verweigert, gilt dies generell, bis diese Einstellung im VMS wieder aufgehoben wird.
Aktionen: Falls Bearbeitungsfunktionen für einen Eintrag in der Mitgliederliste verfügbar sind, können sie über die Symbole in der Spalte Aktionen aufgerufen werden. Tooltipps erläutern die Bedeutung der einzelnen Symbole.
Mit der Mitgliedertabelle arbeiten
Suchfunktion
Sie können die Liste der Teilnehmer durchsuchen. Wählen Sie dafür aus der Dropdown-Liste aus, in welcher Tabellenspalte Sie suchen möchten.
Ausblenden
Bei der Suche können Sie zwei Arten von Teilnehmern ausblenden. Während einer laufenden vitero Sitzung ist es so z.B. möglich zu überprüfen, wer noch fehlt.
- Anwesende Teilnehmer
- Teilnehmer mit dem Status „Zutritt verweigern“
Seitenansicht
Bei sehr umfangreichen Tabellen können Sie auch in den einzelnen Seiten der Tabelle blättern.
Erweiterte Rechte für Gruppenleiter
Sollten Sie in einer Gruppe Gruppenleiter-Rechte erhalten, haben Sie ggf. Zugriff auf weitere Funktionen (je nach Einstellungen in der Gruppenkonfiguration). In der Zeile, in der vorher nur die Symbole Ordner und Briefumschlag standen, sehen Sie nun zusätzliche Symbole. Diese stehen für folgende Funktionen:
- Neuen Benutzer anlegen und der Gruppe zuordnen
- Bestehende Benutzer der Gruppe zuordnen
- Termin für diese Gruppe anlegen
- Gruppenkonfiguration aufrufen
CSV-Dateien
Diese Funktion steht nur Personen mit Gruppenleiter-Rechten oder Administratoren zur Verfügung.
Durch einen Klick auf dem Button können Sie mehrere Benutzer, die auf anderen Mandanten Ihrer Organisation bereits angelegt sind, komfortabel importieren und rasch einer Gruppe zuordnen.
Durch einen Klick auf dem Button erhalten Sie eine Datei mit Angaben zu Ihren Gruppenmitgliedern.
Die Ziffern in der Spalte P mit dem Titel role bedeuten Folgendes:
0 – Gruppenleiter
1 – Assistent
2 – Teilnehmer
3 – Zuschauer
In der Spalte Q mit dem Titel enabled bedeutet true, dass diese Person den vitero Raum betreten darf.
Verwandte Themen
Weitere Informationen finden Sie in folgenden Artikeln der vitero Online-Hilfe:
- Inhalte (aus Benutzersicht)
- Termine (aus Benutzersicht)
- Für Gruppenleiter: Benutzer und Termine
- CSV-Dateien: Felder