Gruppeninformationen

Inhalt

Die Ansicht Gruppeninformationen ist eine Unterseite der Ansicht Gruppen und Mitglieder.

Dies ist die zentrale Ansicht für Gruppenleiter und Administratoren zum Verwalten einzelner Gruppen und Benutzer. Von hier aus können Sie direkt auf den Gruppenordner zugreifen, aber auch E-Mails versenden.

Was bieten die Gruppeninformationen?

Die Gruppeninformationen bieten detailliertere Informationen zu einzelnen Gruppen. Neben der Gruppen-ID, dem Raumtyp und den verschiedenen Zugangslinks befindet sich hier die Übersicht über die einzelnen Teilnehmer. Die verschiedenen Bearbeitungsfunktionen rufen Sie hier über die Symbole auf.

Wo finde ich die Gruppeninformationen?

Die Gruppeninformationen erreichen Sie nur indirekt, nicht aber über die linke Seitenleiste.
Klicken Sie in der Ansicht Gruppen und Mitglieder auf den Namen einer Gruppe.
Die Gruppeninformationen können auch über weitere Menüs wie die Terminliste aufgerufen werden.VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder > Gruppeninformationen

Gruppen-ID und Raumtyp

Im oberen Bereich der Gruppeninformationen sehen Sie den Namen der Gruppe. In der Zeile darunter stehen die Gruppen-ID und der Raumtyp.

Die Gruppen-ID ist eine eindeutige Bezeichnung der Gruppe, die für Zugangslinks benötigt und dort automatisch eingefügt wird.

Beim Raumtyp gibt es folgende Möglichkeiten:

buchbar: ein normaler vitero Raum (nach dem Lizenzmodell Corporate Room), der von Gruppenleitern und Administratoren gebucht werden kann.
personenbezogen: Ein Named-Moderator-Raum, der einer bestimmten Person zugeordnet ist. Dieser Raum kann nur betreten werden, wenn der Named Moderator anwesend ist und den Raum geöffnet hat. Eine zusätzliche Buchung ist nicht erforderlich.
Auch die kostenlosen Übungsräume für Gruppenleiter und Testräume nach dem Free-Trial-Modell gehören in diese Kategorie.
Café: Dieser Raum muss nicht gebucht werden und steht für spontane Treffen rund um die Uhr bereit.

Zugangslinks

Folgende Zugangslinks für den vitero Raum finden Sie hier:

Dauerhafter Gastzugang
Gästelink
Mitgliederlink
ggf. vitero organise – Gruppenlink
ggf. vitero organise – Veranstaltungen pro Gruppe gefiltert

Die beiden Links für vitero organise erfordert das Erweiterungsmodul vitero organise. Sie ermöglichen den Teilnehmern das bequeme Registrieren für Veranstaltungen.

Dauerhafter Gastzugang

Für neue Gruppen muss der dauerhafte Gastzugang zunächst erstellt werden. Klicken Sie rechts neben der Option Dauerhafter Gastzugang auf Erstellen.
Klicken Sie in der nächsten Ansicht auf Gastzugang erstellen. Dies wird bestätigt mit dem Hinweis Die Gruppeneinstellungen wurden erfolgreich gespeichert.

In dieser Ansicht wird das Feld vitero Code nach dem Generieren des Links automatisch ausgefüllt. Darunter finden Sie einen Link, der den vitero Code enthält. Dieser Code wird in den Gästelink eingefügt.
Bei Bedarf können Sie den Gastzugang hier auch wieder löschen. Klicken Sie dafür auf Gastzugang löschen.
In den Gruppeninformationen werden nun der soeben generierte Code und Link angezeigt.

Wenn der Code gelöscht wird, wird anschließend automatisch ein neuer Code generiert. Der vorherige Code wird dadurch ungültig.

Gästelink

Mit dem Gästelink können Teilnehmer ohne Benutzerkonto an allen Terminen einer Gruppe im vitero Raum teilnehmen. Ein solcher vitero Code (s.o.) im Gästelink bleibt immer gleich und kann für jede aktive Sitzung verwendet werden.

Sofern beim Anlegen eines Termins ein buchungsbezogener Link erstellt wird, gilt dieser für den gebuchten (Einzel- oder Serien-) Termin. Sollte für diese Gruppe eine weitere Veranstaltung gebucht werden, ist dafür ein weiterer buchungsbezogener Link erforderlich.

Mitgliederlink

Gruppenmitglieder mit Benutzerkonto, die der jeweiligen Gruppe zugeordnet sind, können den Mitgliederlink nutzen, um beim Einwählen die Raumauswahl zu überspringen. Nach dem Eingeben der Anmeldedaten gelangen sie direkt in den vitero Raum. Benutzer, die nicht der Gruppe angehören, führt dieser Link in die Raumauswahl.

vitero organise – Gruppenlink

Nach einem Klick auf diesem Link und der Anmeldung mit dem Benutzerkonto gelangen Ihre Teilnehmer zu einer Übersicht über Veranstaltungstermine in der Gruppe bzw. dem vitero Raum, zu der bzw. dem dieser Link gehört. Wählen Sie diesen Link für Teilnehmer mit vitero Benutzerkonto.

vitero organise – Veranstaltungen pro Gruppe gefiltert

Dies ist eine gruppenspezifische Ansicht der öffentlichen Veranstaltungsliste. Alle übrigen Termine sind ausgeblendet.

Bearbeitungsfunktionen

In den Gruppeninformationen stehen verschiedene Aktionen über Symbole zur Verfügung, die auch aus anderen Menüs bekannt sind:

Neuen Benutzer anlegen und zuordnen
Benutzerzuordnung
Gruppenordner öffnen
Termin anlegen
E-Mail an alle oder einzelne Teilnehmer versenden
Gruppenkonfiguration
Einzelne oder alle Teilnehmer löschen

CSV-Datei

Teilnehmerdaten können Sie einfach per CSV-Datei hochladen und herunterladen, z.B. für den Austausch von Benutzerdaten mit anderen Mandanten.

Hochladen

Benutzer fremder Mandanten können Sie der Gruppen wahlweise hinzufügen durch:

Einladung beim Login,
automatische Zuordnung.

Aus Datenschutzgründen wird die Zuordnung erst wirksam, wenn der jeweilige Benutzer eingewilligt hat.

Herunterladen

Die in der Mitgliederübersicht angezeigten Daten werden direkt als CSV-Datei in Ihr Download-Verzeichnis geladen.

Weitere Informationen zu CSV-Dateien finden Sie im Artikel CSV-Datei in der vitero Online-Hilfe.

Mitgliederübersicht

Die Tabelle umfasst folgende Spalten:

Kontrollkästchen zum Auswählen der Mitglieder, die gelöscht werden oder eine E-Mail erhalten sollen.
Titel
Nachname
Vorname
Benutzername
Firma
Foto
E-Mail
Rolle (s.u.)
Zutritt (s.u.)
Aktionen: Löschen oder E-Mail senden

Durch einen Klick auf einen unterstrichenen Spaltentitel sortieren Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge.

Rollen zuweisen

Sie können Sie den Gruppenmitgliedern u.a. an dieser Stelle Rollen zuweisen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Rolle aus:

Teilnehmer
Gruppenleiter
Assistent
Zuschauer

Zutritt

In der Spalte Zutritt können Sie aus der Dropdown-Liste den Status erlauben oder verweigern auswählen.

System- oder Mandantenadministratoren können die Einstellungen für die Rolle und den Zutritt sowohl im Benutzer- als auch im Administrationsbereich bearbeiten.
Gruppenleiter können die Einstellungen im Benutzerbereich bearbeiten, während Teilnehmer und Zuschauer keinerlei Einstellungen vornehmen können.