Dateiaustausch

Inhalt

Zusätzlich zu den vielfältigen Möglichkeiten der audiovisuellen Kommunikation im vitero Raum können Sie auch Dateien hochladen und austauschen. Hierfür gibt es den offenen und verdeckten Dateiaustausch.

Der Dateiaustausch im verdeckten Modus eignet sich besonders für Prüfungen. Die von den Teilnehmenden hochgeladenen Ergebnisse sind dann nur für Personen mit Gruppenleiter-Rechten einsehbar.

Was ist der Dateiaustausch?

Für den Dateiaustausch gibt es verschiedene Optionen:

offen
verdeckt
unter allen Teilnehmenden und Moderatoren
oder nur unter Moderatoren (bzw. Gruppenleitern).

Der Dateiaustausch muss die jeweilige Sitzung aktiviert werden. Personen mit Gruppenleiter-Rechten können gezielt steuern, wer Dateien hochladen, einsehen, herunterladen und löschen darf.

Wo finde ich den Dateiaustausch?

Moderatoren finden das Menü Dateiaustausch im Moderationskoffer: >> Kollaboration > Dateiaustausch

ist das Symbol für das Menü Dateiaustausch.

Im Moderationskoffer ist der aktive Dateiaustausch am roten Punkt erkennbar.

Personen, die am Dateiaustausch teilnehmen, finden in den Arbeitsmitteln die Funktionen zum Einsehen, Herunterladen und Hochladen von Dateien.

> Reiterleiste > Stift und Füllhalter > Dateiaustausch

ist das Symbol für den Reiter Arbeitsmittel.

Dieses Symbol erscheint erst nach dem Starten der ersten Interaktion (z.B. Dateiaustausch oder Kartenabfrage) in der Reiterleiste.

Öffnen Sie den Abschnitt Dateiaustausch über den kleinen Pfeil .

Grundlagen

Die wichtigsten Informationen zum Umgang mit dem Dateiaustausch finden Sie in den Tabs unten. Die Links zu verwandten Themen in der vitero Online-Hilfe finden Sie am Ende dieses Artikels.

Wer kann den Dateiaustausch starten?
Moderatoren*

Wer kann den kompletten Dateiaustausch einsehen?
Moderatoren — im Menü Dateiaustausch

Wer kann Dateien hochladen?
Moderatoren, Teilnehmende — je nach Einstellung im Menü Dateiaustausch

* Moderatoren sind Personen mit Gruppenleiter-Rechten oder höher, bei entsprechender VMS-Einstellung auch Teilnehmende auf dem Moderationsplatz.

Statistische Angaben zur Interaktion Dateiaustausch finden Sie im Reiter Chat und Verlauf.
> Reiterleiste > Sprechblase

Hinweis zum Hochladen:
Im Menü Anwesende gibt es die Option Dateien hochladen.
Die dort vorgenommene Einstellung wirkt sich nicht auf den Dateiaustausch aus, sondern gilt für das Hochladen von Inhalten in den Menüs Content, Videoplayer, Audioplayer.

VMS steht für das Vitero Management System. Mit dem Erweiterungsmodul vitero configure können Sie in der VMS Systemanpassung Einstellungen vornehmen.

Im VMS stellen Sie ein, wer den Dateiaustausch nutzen darf.
Zudem legen Sie hier fest, was beim Verlassen des Raums für das Löschen der hochgeladenen Dateien gelten soll.

VMS > Administrationsbereich > Konfiguration > Systemanpassung > Virtual Team Room > Funktionen > Kollaboration

Dateiaustausch starten

Öffnen Sie das Menü Dateiaustausch: > > Kollaboration > Dateiaustausch > Einstellungen

Klicken Sie auf dem Button Austausch starten.

Nun können Sie direkt Dateien hochladen.

Teilnehmende einbeziehen

Aktivieren Sie den Schalter Teilnehmer dürfen hochladen.

Nach dem Aktivieren des Schalters gelangen Sie zum Teilnehmermodus.

Modus: offen oder verdeckt

Im Bereich Teilnehmermodus haben Sie zwei Optionen:

Verdeckt oder Offen

Der jeweils hell hinterlegte Modus ist aktiv. Klicken Sie auf dem Button Austausch starten.

Offener Dateiaustausch

Alle Beteiligten sehen alle geteilten Dateien, also sowohl die eigenen als auch die von den Gruppenleitern und übrigen Teilnehmenden geteilten Dateien in den Arbeitsmitteln.
Gruppenleiter können zudem alle hochgeladenen Dateien im Menü Dateiaustausch einsehen.

Verdeckter Dateiaustausch

Alle Beteiligten sehen in den Arbeitsmitteln:

ihre eigenen Dateien im Bereich Meine verdeckten Dateien
die von den Gruppenleitern freigegebenen Dateien im Bereich Geteilte Dateien

Gruppenleiter können zudem alle hochgeladenen Dateien im Menü Dateiaustausch einsehen.

Dateien hochladen

Gruppenleiter

Bei entsprechender Voreinstellung im VMS können Gruppenleiter jederzeit den Dateiaustausch aktivieren und Dateien hochladen.

Öffnen Sie das Menü Dateiaustausch: > > Kollaboration > Dateiaustausch > Einstellungen

Im Abschnitt Hochgeladene Dateien sehen Sie, welche Dateien bereits hochgeladen wurden.

Die Einträge in den Abschnitten Hochgeladene Dateien bzw. Geteilte Dateien sind zunächst ausgegraut. Erst wenn die Datei vollständig hochgeladen ist, wird sie in weißer Schrift angezeigt.

Beim Hinzufügen einer neuen Datei haben Sie zwei Möglichkeiten:

Button Dateien hochladen…
Datei per Drag & Drop auf das Menü Dateiaustausch ziehen.

Wenn Sie eine Datei per Drag & Drop in den vitero Raum ziehen, öffnet sich ggf. ein Overlay mit den Feldern Sofort anzeigen oder Später anzeigen.
Das heißt: Die Datei wird im Menü Content gespeichert. Im Dateiaustausch ist sie weder sichtbar, noch wird sie mitgezählt.

Unterstützte Dateiformate: Alle Dateiformate außer .EXE oder sonstigen ausführbaren Dateien.

Es können bis zu 20 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden, die insgesamt nicht größer als 25 MB sein dürfen.

Teilnehmende

Damit Teilnehmende Dateien hochladen können, muss im Menü Dateiaustausch der Schalter Teilnehmer dürfen hochladen aktiviert sein.

Teilnehmende können Dateien nur über einen Button in den Arbeitsmitteln hochladen:

Button Dateien hochladen im offenen Modus
Button Dateien abgeben im verdeckten Modus

Dateien ein- und ausblenden

Im verdeckten Modus können Gruppenleiter für jede einzelne Datei steuern, ob diese für alle Beteiligten in den Arbeitsmitteln sichtbar sein soll.

Im Menü Dateiaustausch sehen Sie in der Liste der hochgeladenen Dateien hinter jedem Dateinamen einen Schalter. Erst wenn der Schalter aktiviert (grün) ist, ist die Datei im Reiter Arbeitsmittel sichtbar und erscheint in der Statistik als geteilte Datei.

Teilnehmermodus umschalten

Der Teilnehmermodus kann während der laufenden Sitzung von offen zu verdeckt bzw. andersherum umgeschaltet werden.

Die im offenen Modus automatisch erfolgte Freischaltung kann sowohl im offenen als auch im verdeckten Modus zurückgenommen werden.

Dateien herunterladen

Solange der (offene oder verdeckte) Dateiaustausch aktiviert ist, ist es möglich, die geteilten Dateien einzeln oder insgesamt als ZIP-Datei aus den Arbeitsmitteln herunterzuladen.
Klicken Sie dafür auf den Button oder Alles .

Bei Einzeldateien sehen Sie im anschließenden Overlay folgende Informationen:

Dateiname
Bereitgestellt von
Dateigröße
Datum und Uhrzeit des Uploads

Nach dem Beenden des Dateiaustausches wird der Reiter Arbeitsmittel nicht mehr angezeigt.
Personen mit Gruppenleiter-Rechten (und höher) steht der ZIP–Export jedoch im Menü Dateiaustausch auch weiterhin zur Verfügung.

Dateien löschen

Gruppenleiter können die hochgeladenen Dateien nur insgesamt im Dateiaustausch löschen. Klicken Sie dafür auf dem Button Alle löschen unter der Liste der hochgeladenen Dateien. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsabfrage werden alle Dateien entfernt.

Sollten nach dem Löschen immer noch hochgeladene Dateien auf dem Tisch angezeigt werden, entfernen Sie diese über den Button . Den Button finden Sie am rechten Rand der Tischleiste.

Dateien beim Verlassen löschen

Beim Verlassen der Sitzung werden Sie gefragt, ob Ihre hochgeladenen Dateien gelöscht werden sollen. Wenn Sie diese Abfrage bestätigen, werden Ihre hochgeladenen Dateien aus dem Dateiaustausch entfernt. Wenn der Schalter deaktiviert ist, bleiben Ihre Dateien im Dateiaustausch, bis die letzte Person die Sitzung verlässt.

Es richtet sich nach den VMS-Einstellungen, wer diese Option angeboten bekommt.

Statistik einsehen

Nach dem Starten eines Dateiaustausches sehen Sie folgende Angaben im Abschnitt Zusätzliche Informationen des Menüs Dateiaustausch:

Dauer in Minuten und Sekunden
Anzahl der geteilten Dateien insgesamt
Anzahl der verdeckten Dateien

Nach dem Beenden des Dateiaustausches werden diese Werte zurückgesetzt.

Im Reiter Chat und Verlauf finden Sie nach dem Beenden des Dateiaustausches statistische Angaben zur:
– Anzahl der Beteiligten
– Gesamtzahl der hochgeladenen Dateien.

Dateiaustausch beenden

Den Dateiaustausch beenden Sie im Menü Dateiaustausch: >> Kollaboration > Dateiaustausch

Sobald der Dateiaustausch beendet ist, wird bei allen Beteiligten entweder der komplette Reiter Arbeitsmittel oder nur der Abschnitt Dateiaustausch wieder ausgeblendet (je nachdem, ob noch andere Arbeitsmittel wie Klebepunkte aktiv sind).