Inhalte

Der Bereich Inhalte stellt die Dokumentenablage des Vitero Management Systems (VMS) dar.

Über ausgewählte Ordner im Bereich Inhalte können Lernorganisationen oder Gruppenleiter ihren Teilnehmenden sowohl vorab Informationen bereitstellen als auch im Nachgang Dokumente an diese verteilen.

Was ist der Bereich Inhalte?

Der Bereich Inhalte besteht aus drei Unterverzeichnissen:

Öffentliche Ordner
Persönliche Ordner
Gruppenordner

Wo finde ich den Bereich Inhalte?

VMS > Startseite > Inhalte

Der Bereich Inhalte ist sowohl im Benutzerbereich als auch im Administrationsbereich über das linke Seitenmenü erreichbar.

Öffentliche Ordner

Die öffentlichen Ordner sind jeweils einem Mandanten zugeordnet. Sie können von allen Benutzern dieses Mandanten unabhängig von deren Gruppenzugehörigkeit eingesehen werden. Administratoren (einschl. Organisatoren) dürfen Ordner und Dateien in diesem Bereich ablegen und bearbeiten. Alle übrigen Benutzer haben nur Leserechte.

Der öffentliche Ordner kann genutzt werden, um allen vitero Nutzern eines bestimmten Mandanten wichtige Dateien und gemeinsame Vorlagen zentral zur Verfügung zu stellen.

Persönliche Ordner

Jeder Benutzer verfügt über einen eigenen Ablagebereich: den persönlichen Ordner. Auf diesen Bereich kann nur der jeweilige Besitzer selbst zugreifen. In seinem persönlichen Bereich hat ein Benutzer sowohl Lese- als auch Schreibrechte.

Im persönlichen Ordner können Benutzer z.B. ihr persönliches Lernmaterial direkt in der vitero Umgebung bereithalten.

Gruppenordner

Jede im VMS angelegte Gruppe verfügt über einen eigenen Ordner. Dieser
befindet sich im Bereich Gruppenordner und kann von allen
Gruppenmitgliedern eingesehen werden. Administratoren (einschl. Organisatoren) und Gruppenleiter (einschl. Assistenten) dürfen Dateien und Ordner hier einfügen und bearbeiten.
In Gruppenordnern können Sie vorab Dateien für Sitzungen im vitero Raum bereitstellen.

Gruppenordner können Sie zudem nutzen, um den Gruppenmitgliedern im Anschluss an die vitero Sitzung Dokumente oder wichtige Lerninhalte zur Verfügung zu stellen.

Ordner und Inhalte bearbeiten

Zum Öffnen eines Ordners klicken Sie auf den unterstrichenen Namen oder das Ordnersymbol vor dem Namen.
Das Bearbeiten von Ordnern und Inhalten umfasst folgende Aktionen:

Unterverzeichnisse anlegen
Inhalte hochladen, kopieren oder verschieben
Ordner löschen
Dateien löschen

Abhängig von Ihrer Rolle stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick darüber, welche Rechte den einzelnen Rollen jeweils zugeordnet sind:

Aktion	Admin	Organ.	GL	ASsist.	TN	Zuschauer
Alle Inhalte als ZIP-Archiv herunterladen (aus beliebigen Ordnern)	x	x	x	x	x	x
Öffentlichen Ordner einsehen	x	x	x	x	x	x
Öffentlichen Ordner bearbeiten	x	x
Gruppenordner einsehen	x	x	x	x	x	x
Gruppenordner bearbeiten	x	x	x	x
Persönlichen Ordner einsehen (nur eigenen Ordner)	x	x	x	x	x	x
Persönlichen Ordner bearbeiten (nur eigenen Ordner)	x	x	x	x	x	x

Rechte pro Rolle: Administrator, Organisator, Gruppenleiter, Assistent, Teilnehmer, Zuschauer

Hinweis: Mit „Administrator“ ist in stets der Mandatenadministrator gemeint, sofern Sie nicht als OnPremises-Kunde das System selbst verwalten.

Bearbeitungsdialog

Zum Bearbeiten eines Ordners klicken Sie auf dem Symbol hinter dem Namen eines Ordners. Es öffnet sich der folgende Bearbeitungsdialog:

Neuen Ordner erstellen

Unterordner des öffentlichen Ordners erstellen

Öffnen Sie den öffentlichen Ordner. Klicken Sie neben dem Ordnernamen im Bearbeitungsdialog auf Neuer Ordner.
Im nächsten Fenster Neuen Unterordner erstellen geben Sie in das Feld Name einen Namen für den neuen Ordner ein.

Legen Sie über das Kontrollkästchen Ausblenden fest, für wen der Ordner sichtbar sein soll:

nur für Administratoren und Gruppenleiter (einschl. Organisatoren und Assistenten)
für alle Benutzer, auch im vitero Raum (kein Häkchen setzen)

Legen Sie über das Kontrollkästchen default fest, welche Ordner beim Anlegen einer neuen Gruppe automatisch in den Gruppenordner kopiert werden.

Unterordner des Gruppenordners erstellen

Öffnen Sie den Gruppenordner. Klicken Sie neben dem Ordnernamen im Bearbeitungsdialog auf Neuer Ordner. Im nächsten Fenster Neuen Unterordner erstellen geben Sie in das Feld Name einen Namen für den neuen Ordner ein.

Legen Sie über das Kontrollkästchen Ausblenden fest, für wen der Ordner sichtbar sein soll:

nur für Administratoren und Gruppenleiter (einschl. Organisatoren und Assistenten)
für alle alle Benutzer, auch im vitero Raum (kein Häkchen setzen)

Unter dem Punkt Verfügbarkeit wählen Sie aus, wo der neue Ordner sichtbar sein soll. Falls Sie die Option Auch im virtual team room aktivieren, können Sie zudem zwischen zwei Ordnereigenschaften wählen:

medien: Diese Dateien können über den Bereich Medien des Moderationskoffers genutzt werden.
welcome: Diese Präsentation bzw. die erste Seite davon liegt auf dem Tisch, sobald die ersten Teilnehmer den vitero Raum betreten.

Unterordner des persönlichen Ordners erstellen

Öffnen Sie Ihren persönlichen Ordner. Klicken Sie neben dem Ordnernamen im Bearbeitungsdialog auf Neuer Ordner. Im nächsten Fenster Neuen Unterordner erstellen geben Sie in das Feld Name einen Namen für den neuen Ordner ein. Bestätigen Sie die Aktion mit Erstellen oder brechen Sie diese über Abbrechenab.

Inhalte einfügen

Abhängig von Ihrer Rolle können Sie Inhalte in alle oder nur in bestimmte Ordner einfügen. Beim Einfügen von Inhalten gibt es zwei Möglichkeiten:

Neue Inhalte hochladen,
bereits vorhandene Inhalte kopieren oder verschieben.

Neue Inhalte in einen Ordner laden

Legen Sie zunächst einen neuen Unterordner innerhalb des zu bearbeitenden Ordners an. Sofern Sie die erforderlichen Rechte besitzen, sehen Sie das Symbol für das Dialogfeld Bearbeiten rechts neben dem Ordnernamen.
Öffnen Sie den Dialog Bearbeiten mit einem Klick auf dem Symbol. Klicken Sie dann auf Einfügen. Es öffnet sich das Dialogfeld Ordner oder Dateien hochladen.

Klicken Sie auf Datei hochladen. Im folgenden Dialogfenster Datei hochladen ist zunächst nur die Option Dateien hinzufügen verfügbar. Klicken Sie auf diesem Button.

Einzelne oder mehrere Dateien hochladen

Anschließend können Sie einzelne Dateien von Ihrem Rechner auswählen, hochladen oder aus der Auswahl entfernen.

Falls Sie ein ZIP-Archiv hochladen, können Sie über das Kontrollkästchen ZIP-Datei nicht entpacken steuern, ob die Datei (ggf. samt der darin enthaltenen Ordnerstruktur) direkt im ausgewählten Ordner entpackt werden soll.

Inhalte kopieren oder verschieben

Öffnen Sie das Dialogfenster Bearbeiten mit einem Klick auf dem Symbol rechts vom Ordnernamen. Klicken Sie dann auf Einfügen. Es öffnet sich das Dialogfeld Ordner oder Dateien hochladen.

Klicken Sie auf Kopieren/Verschieben. Wählen Sie nun einfach die gewünschten Inhalte aus der Dateistruktur des VMS aus.

Dateiformate und Dateigröße

Grundsätzlich kann jedes beliebige Dateiformat in den Bereich Inhalte hochgeladen werden. Jedoch können nicht alle Formate im vitero Raum angezeigt werden.

Inhalt	Dateitypen	Anmerkung
Präsentationen	PPT, PPTX, ODP bzw. PDF	Bitte verwenden Sie möglicht PDF-Dateien. Diese werden nicht konvertiert, sodass Qualitätsverluste vermieden werden.
Grafik	JPG, JPEG, PNG
Audio	MP3 und MP4
Video	MPEG und WEBM
Dateiarchive	ZIP	siehe Erläuterung oben

Dateiformate für den Upload in das VMS

Dateitypen trennen

Dateien in den Formaten JPG, JPEG und PNG sowie MP3 und MP4 dürfen nicht im selben Ordner abgelegt werden wie Dateien in den Formaten PDF (oder PPT, PPTX, ODP), wenn sie im vitero Raum angezeigt werden sollen.

Dateigröße

Im VMS können Sie standardmäßig Dateien mit einer Maximalgröße von 50 MB hochladen. Falls Sie größere Dateien benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihr Kundenberaterteam.

Inhalte herunterladen

Über die Funktion Speichern können Sie die Inhalte des jeweiligen Ordners als ZIP-Datei herunterladen. Klicken Sie dafür auf dem Diskettensymbol neben dem Ordnernamen. Diese Funktion steht allen Rollen in allen drei Ordnertypen zur Verfügung.

Inhalte löschen

Abhängig von Ihrer Rolle können Sie Inhalte aus allen oder nur aus bestimmten Ordnern löschen. Wenn Sie mindestens über die Rolle des Mandantenadministrators verfügen, können Sie alle Ordner unterhalb des öffentlichen Ordners bearbeiten. Klicken Sie neben dem Ordner oder der Datei auf dem Symbol für den Bearbeitungsdialog. Klicken Sie dann auf Löschen.

Den eigenen persönlichen Ordner kann nur der Besitzer einsehen und bearbeiten. Der Ordner an sich kann nicht gelöscht werden, sondern nur der vorhandene Inhalt.

Gelöschte Inhalte können nicht wiederhergestellt werden.

Ordnereigenschaften

Im Bearbeitungsdialog gibt es den Abschnitt Ordnereigenschaften ändern. Hier können Sie einen ausgewählten Ordner umbenennen, ausblenden oder dessen Verfügbarkeit im vitero Raum ändern.

Klicken Sie hierfür auf Eigenschaften.

Felder

Auf der Ebene des öffentlichen Ordners sehen Sie im Dialogfeld Eigenschaften bearbeiten folgende Felder:

Eigenschaft	Feldtyp	Erläuterung
Name	editierbar	Enthält die Bezeichnung des gewählten Ordners oder der Datei.
Autor	nicht editierbar	Enthält den Vor- und Nachnamen sowie Benutzernamen der Person, die den Ordner oder die Datei angelegt bzw. eingefügt hat.
Erstellt am	nicht editierbar	Zeigt das Datum an, an dem der Ordner oder die Datei erstellt bzw. eingefügt wurde.
Größe	nicht editierbar	Zeigt die Datei- bzw. Ordnergröße in Kilobyte an.
Ausblenden	editierbar	Ermöglicht das Ausblenden von Dateien und Ordnern, sodass diese nur noch von Gruppenleitern und Administratoren eingesehen werden können.
default	editierbar	Ordner vom Typ default werden beim Anlegen einer neuen Gruppe automatisch in den Gruppenordner kopiert.

Eigenschaften von Ordnern und Dateien

Auf der Ebene des Gruppenordners sehen Sie im Dialogfeld Eigenschaften bearbeiten nicht das Feld default, dafür jedoch die Optionen zur Verfügbarkeit (s.u.)

Auf der Ebene des persönlichen Ordners sehen Sie im Dialogfeld Eigenschaften bearbeiten nur die Felder Name, Autor, Erstellt am und Größe.

Verfügbarkeit

Optionen im Dialogfeld Eigenschaften bearbeiten, mit denen festgelegt wird, wo die Ordner bzw. Inhalte im vitero Raum bereitgestellt werden sollen. Folgende Optionen haben Sie hierbei:

welcome
medien

Welcome: Die erste Folie der Präsentation, die sich im Ordner mit der Eigenschaft welcome befindet, wird automatisch auf dem Tisch angezeigt, sobald Teilnehmende den vitero Raum betreten. Falls sich mehrere Dateien in diesem Ordner befinden, wird die oberste Datei angezeigt.

Medien: Dateien im Ordner mit der Eigenschaft medien können im vitero Raum über die Funktionen im Bereich Medien des Moderationskoffers angezeigt werden.