Veranstaltungen mit vitero organise

Das Erweiterungsmodul vitero organise bietet komfortable Funktionalität für das Veranstaltungsmanagement.

Die öffentliche Veranstaltungsübersicht kann nun auch nach Gruppen gefiltert bereitgestellt werden, damit die Tabelle für Ihre Teilnehmenden übersichtlicher wird. Bitte wenden Sie sich an Ihr Kundenberaterteam, falls Sie vitero organise lizenziert haben und dieses Feature noch nicht aktiv ist.

Was ist der Vorteil von vitero organise?

Das VMS-Basismodul ermöglicht Ihnen die Planung und Organisation von Online-Veranstaltungen wie z.B. Webinaren.
Das Erweiterungsmodul vitero organise bietet zudem folgende Vorteile:

Sie können Ihre Veranstaltungsübersicht in eine öffentliche Website einbinden.
Die Selbstregistrierung ist über die Option Anmeldeformular möglich.
Festlegen der maximalen Teilnehmerzahl.
Festlegen der Anmeldefrist.
Überprüfung der eingegangenen Anmeldungen.
Wie auch im Basismodul ist die Auswertung der Teilnahme in Kombination mit vitero monitor möglich. Den Versand von Teilnahmezertifikaten erledigt vitero certify für Sie.

Wo finde ich die Funktionen von vitero organise?

Die Funktionalität von vitero organise ist in den Bereich Termin anlegen integriert. Sie ist sowohl für Administratoren als auch für Gruppenleiter bedienbar, sofern den Gruppenleitern die erforderlichen Rechte erteilt werden.

Öffnen Sie im Administrationsbereich bzw. Benutzerbereich den Bereich Termine in der linken Seitenleiste. Termin anlegen ist ein Unterbereich davon.
VMS > Startseite > Termine > Termin anlegen

Was ist eine öffentliche Veranstaltung?

Öffentliche Veranstaltungstermine können unabhängig vom Vitero Management System als Übersichtliste angezeigt und in jede beliebige Website eingebettet werden.
Den Link für die öffentliche Veranstaltungsliste finden Sie im Bereich Konfiguration:
VMS > Startseite > Konfiguration > vitero organise

vitero Sitzungen öffentlich veranstalten

Als Gruppenleiter oder Administrator legen Sie fest, ob Veranstaltungen öffentlich zugänglich sein sollen. Rufen Sie dafür die Ansicht Gruppen und Mitglieder auf. VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder

Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Symbol für die Gruppenkonfiguration. Setzen Sie das Häkchen vor der Option Veranstaltungstermine in öffentlicher Veranstaltungsliste anzeigen.
Dadurch können die Veranstaltungstermine dieser Gruppe außerhalb des zugangsgeschützten VMS angezeigt werden.

Screenshot der öffentlichen Veranstaltungsliste

Auch Personen ohne vitero Benutzerkonto können sich dann als Gast anmelden. Gäste bekommen nach der Registrierungen einen einmalig gültigen persönlichen Einwahllink für die ausgewählte Veranstaltung per Mail zugeschickt.

Anmeldungen über die öffentliche Veranstaltungsliste werden nicht im vitero Benutzerkonto registriert, d.h. es ist keine statistische Erfassung möglich.

Zugangsbeschränkte Sitzungen

In der Standardkonfiguration von vitero organise sind die Veranstaltungstermine einer bestimmten Gruppe nicht öffentlich einsehbar. Die Einwahl in vitero inspire ist nur über einen speziellen Link möglich. Beim Anmelden stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Anmeldung mit Benutzerkonto
Anmeldung ohne Benutzerkonto (Session-Code)

Termin anlegen

Sie können als Gruppenleiter oder Administrator einen Termin anlegen, d.h. eine Veranstaltung organisieren.
VMS > Startseite > Termine > Termin anlegen

Ob Veranstaltungen der gewählten Gruppe öffentlich oder zugangsbeschränkt angeboten werden, legen Sie vorab wie oben beschrieben in der Gruppenkonfiguration fest.

Serientermine sind mit vitero organise nicht möglich.

Im Dialog Termin anlegen aktivieren Sie auf der ersten Seite Gruppe den Regler Gäste zulassen (ohne vitero-Konto).
Dadurch wird die Dropdown-Liste Zutritt zum Raum eingeblendet. Neben den beiden bekannten Optionen buchungsbezogener Gästelink und dauerhafter Gästelink enthält sie nun auch die Option Anmeldeformular (vitero organise). Mit dieser Option aktivieren Sie die Funktionalität von vitero organise.

Falls Sie auf dieser Seite die Option Einladungen versenden aktivieren, ändert sich der auf der Seite Einladung angezeigte Einladungstext. Ihre Teilnehmenden werden nun aufgefordert, sich bis zum Ablauf der Anmeldefrist über das Anmeldeformular zu registrieren.

Erinnerungen für angemeldete Teilnehmende

Seit Version 12.0 gibt es die Möglichkeit, eine Erinnerungsfunktion zu aktivieren. Wer sich für einen bestimmten Termin angemeldet hat, erhält eine E-Mail mit dem persönlichen Einwahllink. Falls Sie dieses Feature noch nicht nutzen, wenden Sie sich gerne an den vitero Support oder an Ihr Kundenberaterteam.

Anmeldeformular anpassen

Aktivieren Sie die Optionalen Funktionen mit dem Regler oben rechts. Dadurch wird Ihnen nun auch die Seite Einrichtung angezeigt. Sofern vitero organise auf der Seite Gruppe über die Option Anmeldeformular aktiviert wurde, sehen Sie hier nun den Abschnitt Anmeldeformular mit folgenden Optionen:

Anmeldefrist
Anmeldungen beschränken
Formularinhalt anpassen

Geben Sie die Anmeldefrist von Hand oder über das Kalendersymbol ein. Die vorgeschlagene Uhrzeit orientiert sich an der Uhrzeit, um die Sie den Termin anlegen. In der E-Mail-Einladung wird Ihre Frist formuliert als: „Die Registrierung ist bis zu xx Stunden vor Beginn der Veranstaltung möglich“.

Aktivieren Sie den Regler Anmeldungen beschränken. Dadurch können Sie in das Feld Max. Anmeldungen die entsprechende Zahl eintragen.

Wenn Sie den Regler Formularinhalt anpassen aktivieren, können Sie folgende Texte eingeben:

Referent
Unternehmen
Untertitel
Erläuterungstext

Die Angaben zum Referenten, zur Firma und zum Untertitel werden im Anmeldeformular und in der öffentlichen Veranstaltungsliste ausgegeben.
Der Erläuterungstext erscheint sowohl im Anmeldeformular als auch in der öffentlichen Veranstaltungsliste, wenn der Mauszeiger über dem Untertitel hovert.
Falls Sie die Felder nicht ausfüllen bzw. die Demowerte nicht ersetzen, entfallen diese Angaben im Anmeldeformular.

vitero Veranstaltungsanmeldung

Klickt man in der E-Mail-Einladung auf den Anmeldelink, gelangt man zu einer Internetseite mit dem Titel vitero Veranstaltungsanmeldung.

Beim Anmelden stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Anmeldung mit Benutzerkonto
Wenn Sie bereits über ein vitero Benutzerkonto verfügen, geben Sie Ihre Anmeldedaten hier ein, um sich für die Veranstaltung zu registrieren.
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie zum Vergeben eines neuen Passwortes auf den Link Passwort vergessen?

Neues Benutzerkonto erstellen
Bei dieser Option geben Sie Ihre persönlichen Daten ein, um ein neues dauerhaftes Konto im VMS zu erstellen. Es müssen mindestens die gekennzeichneten Pflichtfelder ausgefüllt werden.

Anmeldung ohne Benutzerkonto
Sie können sich auch ohne vitero Benutzerkonto als Teilnehmer für eine Veranstaltung anmelden. Dafür benötigen Sie nur Ihren Vor- und Nachnamen sowie eine gültige E-Mail-Adresse.

Die Registrierungsmöglichkeiten können kundenspezifisch angepasst werden.

Anschließend erhalten die Teilnehmenden eine E-Mail mit den Zugangsdaten und einem Abmeldelink.

Links für vitero organise

In den Gruppeninformationen stehen immer zur Verfügung:

Dauerhafter Gastzugang
Mitgliederlink
Gästelink

Für vitero organise stehen in den Gruppeninformationen zwei Arten von Links zur Verfügung. (Daneben gibt es noch die öffentliche Veranstaltungsliste als dritte Zugangsart):

vitero organise – Gruppenlink
vitero organise – Veranstaltungen pro Gruppe gefiltert

VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder > Gruppeninformationen

vitero organise – Gruppenlink

Dieser Link führt zu einer Anmeldeseite, auf der die Anmeldung nur mit dem Benutzerkonto möglich ist.

vitero organise – Veranstaltungen pro Gruppe gefiltert

Sind für eine bestimmte Gruppe verschiedene Veranstaltungen geplant, nutzen Sie diesen Link. Der Link führt zu einer Internetseite mit einer Übersicht über die Veranstaltungstermine der jeweiligen vitero Gruppe.
Die Übersicht Veranstaltungstermine enthält folgende Informationen:

Veranstaltungszeitraum
Veranstaltungstitel, ggf mit Untertitel
ggf. Referent/-in und Firma
Anmeldefrist
Freie Plätze
Anmeldung

Anmelden

Durch die Anmeldung bzw. Registrierung über das Anmeldeformular reservieren die Teilnehmer sich einen Platz in der vitero Sitzung. Nach Registrierung erhält man eine E-Mail mit einem personalisierten Einwahllink und weiteren Informationen.

Anmeldungen einsehen

Als Administrator oder Gruppenleiter können Sie jederzeit über die Gruppeninformationen einsehen, wie viele Teilnehmer sich für eine Veranstaltung angemeldet haben.

Klappen Sie dazu die Dropdown-Liste mit dem Standardwert Alle Mitglieder auf, und wählen Sie den gewünschten Termin aus. Es werden Ihnen dann nur die Benutzer angezeigt, die sich für den ausgewählten Termin angemeldet haben.

Personen, die sich ohne Benutzerkonto über das Anmeldeformular registriert haben, werden in der Tabelle nun als temporäre Benutzer angezeigt. Ihr Benutzername besteht aus einer langen Ziffern- und Buchstabenkombination. Nach der Veranstaltung können diese Einträge entweder manuell oder per Löschroutine gelöscht werden.

Personen, die sich mit ihrem vitero Benutzerkonto angemeldet haben, werden in der Tabelle wie gewohnt angezeigt.

Gruppenleiter müssen der jeweiligen Gruppe zugeordnet sein. Dadurch wird ihnen ein fester Platz in der Sitzung reserviert, ohne dass sie sich über das Anmeldeformular registrieren müssen.

Von Veranstaltungen abmelden

Andere Personen abmelden

Als Administrator und Gruppenleiter steht Ihnen in den Gruppeninformationen eine Abmeldefunktion zur Verfügung. VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder > Gruppeninformationen

Hierüber können Sie Teilnehmer von der Veranstaltung abmelden, ohne dass der Benutzer aus der Gruppe gelöscht werden muss. Diese Funktion können Sie u.a. nutzen, wenn die Veranstaltung ausfällt.
Klicken Sie dafür in der Spalte Aktionen auf das Symbol für Teilnehmer von Termin abmelden (Kalenderblatt mit Mülleimer).

Eigene Anmeldung stornieren

Auf Wunsch kann der Abmeldelink in Ihrer E-Mail, über den sich angemeldete Teilnehmer selbstständig von der Veranstaltung abmelden können, deaktiviert werden. Bei Interesse melden Sie sich bitte bei Ihrem Kundenberaterteam.

Teilnahme überprüfen

Um zu überprüfen, wer an Ihrer Veranstaltung teilgenommen hat, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Auswertung der personalisierten statistischen Erfassung (mit vitero monitor)
Einsicht in die Gruppeninformationen

Auswertung der statistischen Erfassung

Als Administrator wählen Sie im Bereich Statistische Erfassung Ihre gewünschte Sitzung aus.
VMS > Startseite > Statistische Erfassung

Setzen Sie die Dropdown-Liste auf die Option Sitzung . Wählen Sie dann einen Zeitraum, Mandanten und die Gruppe(n) aus. Die Tabelle zeigt Ihnen alle Benutzer an, die während der Veranstaltung im vitero Raum anwesend waren.

Sie können diese Daten auch als CSV-Tabelle herunterladen:

CSV Sitzung: anonymisierte Übersicht
CSV Benutzer: Übersicht samt personenbezogenen Daten

Die personalisierte Erfassung muss zuvor in der Systemanpassung aktiviert worden sein.

Einsicht in die Gruppeninformationen

Filtern Sie als Administrator und Gruppenleiter die Gruppeninformationen nach einem Veranstaltungstermin wie im Abschnitt Anmeldungen einsehen beschrieben.
VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder > Gruppeninformationen

Dadurch wird die Spalte Hat teilgenommen eingeblendet, und Sie erfahren, welche Teilnehmer bei der Veranstaltung anwesend bzw. abwesend waren.

Für diese Funktion benötigen Sie das Erweiterungsmodul vitero monitor, und die personalisierte Erfassung muss aktiviert sein. Sprechen Sie gerne Ihr Kundenberaterteam an.

Teilnahmebestätigungen versenden

Teilnahmebestätigungen können Sie sowohl manuell als auch automatisiert versenden. Beim automatisierten Versand werden folgende Fälle separat behandelt. Aktivieren Sie die gewünschte(n) Option(en) mit dem jeweiligen Regler.

Anforderungen erfüllt: Credit Points erhalten, Teilnahmebestätigung per E-Mail versenden
Anforderungen nicht erfüllt: E-Mail mit entsprechender Info, aber ohne Zertifikat versenden.

Zusatzfeld

In der Gruppenkonfiguration kann ein Zusatzfeld aktiviert werden, das bei der Registrierung für Veranstaltungen eingeblendet wird. Anschließend muss beim Anlegen des Termins die Option Anmeldeformular (vitero organise) ausgewählt werden.
Das Zusatzfeld war bisher ein Freitextfeld. Ab Version 12.0 kann es optional als Dropdown-Liste mit vordefinierten Werten im Anmeldeformular angeboten werden. Der von den Teilnehmenden aus der Dropdown-Liste ausgewählte Wert, wird in der CSV-Datei gespeichert, die zum Download angeboten wird.
Zudem wird in der Übersicht Gruppen und Mitglieder hinter dem Gruppennamen in Klammern eine Zusatzinformation (z.B. Niederlassung) angezeigt. Diese dient lediglich als Hinweis darauf, dass diese Funktion aktiviert wurde.

Sollte Ihnen dieses Feld noch nicht angeboten werden, sprechen Sie bitte Ihr Kundenberaterteam an.