Benutzerverwaltung

Inhalt

Die Benutzerverwaltung ist nur für Administratoren und Organisatoren sichtbar und zugänglich.
Hinweis: Mit „Administrator“ ist in stets der Mandatenadministrator gemeint, sofern Sie nicht Ihr System als OnPremises-Kunde selbst verwalten.

Von der Benutzerverwaltung wechseln Sie mit nur einem Klick zu den Benutzerinformationen. Dort legen Sie neue Nutzer an und verwalten einzelne Benutzerkonten.

Was ist die Benutzerverwaltung?

In der Benutzerverwaltung verwalten Sie die Benutzer der Gruppen und Räume, für die Sie Rechte besitzen. Sie haben hier folgende Möglichkeiten:

Liste mit allen Benutzern anzeigen
Benutzer suchen
Liste sortieren
Liste filtern
Benutzerkonten freigeben
Neue Benutzer einzeln oder per CSV-Datei anlegen
CSV-Datei herunterladen

Wo finde ich die Benutzerverwaltung?

Wechseln Sie im VMS vom Benutzerbereich in den Administrationsbereich. Die Benutzerverwaltung ist der zweite Eintrag im linken Seitenmenü.

VMS > Startseite > Benutzerverwaltung

Liste Benutzerverwaltung

Die Liste enthält folgende Spalten:

Benutzer: Benutzername, Name, ggf. Bild, E-Mail-Adresse und Rolle
Freigegeben
Mitglied in (Anzahl der Gruppen)
Mandantenrolle (Abweichung bei On-Prem-Kunden)
Aktionen

Als Mandantenadministrator sehen Sie nur Gruppen auf dem Mandanten, den Sie gerade administrieren.

Benutzerdaten: Suchen und Sortieren

Für eine Suche in den Benutzerdaten geben Sie den Suchbegriff in das Feld Suchbegriff ein.

Sie können das Suchfeld in der Dropdown-Liste auf den Eintrag Alle setzen oder eine andere Option wählen:

Benutzername
Nachname
Vorname
E-Mail-Adresse

Über den Regler Nur Administratoren können Sie die Suche weiter eingrenzen.

Starten Sie die Suche mit einem Klick auf dem Lupensymbol . Ihre Einstellungen setzen Sie mit einem Klick auf Zurücksetzen zurück.

Zum Sortieren der Benutzerdaten wählen Sie das führende Feld aus:

Nachname
Vorname
Benutzername
E-Mail

Zum Umkehren der Sortierreihenfolge aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen Aufsteigend.

Benutzerkonto freigeben

In der Spalte Freigegeben können Sie den Regler aktivieren bzw. deaktivieren.
Im Zustand „aktiviert“ steht der weiße Regler steht rechts und der Schalter ist schwarz ausgefüllt.
Durch das Deaktivieren sperren Sie das betreffende Benutzerkonto und erhalten einen Sicherheitshinweis dazu.

Administratoren können mit dieser Option Benutzerkonten wieder freigeben, die nach einer mehrmaligen Falscheingabe des Passwortes aus Sicherheitsgründen gesperrt wurden.

E-Mail senden

Einem bestehenden Benutzer können Sie direkt aus der Benutzerverwaltung eine E-Mail senden. Klicken Sie dafür auf die E-Mail-Adresse in der Spalte Benutzer.

CSV-Dateien

Das Hochladen und Herunterladen von CSV-Dateien ermöglicht das einfache Anlegen von mehreren Benutzern.

Die Buttons zum Hoch- und Herunterladen von CSV-Dateien mit Benutzerdaten stehen sowohl in der Benutzerverwaltung als auch im Bereich Gruppen und Mitglieder zur Verfügung.

Über eine CSV-Datei können Sie neue Benutzer rasch zu einer Gruppe oder einem Mandanten hinzufügen. Ebenso können Sie Benutzerdaten herunterladen, um diese Personen einem anderen Mandanten hinzuzufügen oder die Daten in eine andere Anwendung zu übertragen.

Beim Herunterladen einer CSV-Datei werden die vorgenommenen Filter- und Sucheinstellungen in die CSV-Datei übernommen.

Anforderungen an die CSV-Datei

Maximal 500 Einträge beim Upload in das VMS (kein Limit beim Download)
Die Pflichtfelder Benutzername, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort müssen mit Daten befüllt sein. Wenn Sie nur die E-Mail-Adresse eingeben, können der Vor- und Nachname auch systemseitig befüllt werden.
Standardmäßig verwendet vitero das Semikolon als Trennzeichen zwischen den Einträgen. Diese Einstellung kann in der Systemanpassung geändert werden.

Weitere CSV-Einträge

Alle weiteren Felder und optionalen Einstellungen können über die CSV-Datei ausgefüllt bzw. vorgenommen werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im separaten Artikel CSV-Datei (s.u.).

Benutzer löschen

Einzelne Benutzer löschen

Beim Löschen einzelner Benutzer haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten:

Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf dem Mülleimersymbol in der Zeile des betreffenden Benutzers. Sobald Sie die Sicherheitsabfrage bestätigen, wird der betreffende Benutzer entfernt.

Setzen Sie einen Haken in dem Kästchen vor dem Eintrag des betreffenden Benutzers. Dadurch wird die Schaltfläche Benutzer löschen eingeblendet. Sobald Sie die Sicherheitsabfrage bestätigen, wird der betreffende Benutzer entfernt.

Klicken Sie in der Liste der Benutzerverwaltung auf einen Namen. Dadurch gelangen Sie in die Übersicht über die persönlichen Daten eines Benutzers. In der rechten oberen Ecke finden Sie den Button Benutzer löschen. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage. Sobald Sie diese bestätigen, wird der betreffende Benutzer entfernt.

Mehrere Benutzer löschen

Setzen Sie einen Haken in dem Kontrollkästchen vor dem betreffenden Benutzereintrag.

Klicken Sie nun entweder auf der Schaltfläche Benutzer löschen oder auf dem Mülleimersymbol in der Spalte Aktionen.

Alle Benutzer löschen

Setzen Sie einen Haken in dem Kontrollkästchen für Alle auswählen über der Spalte Benutzer.

Klicken Sie nun entweder auf der Schaltfläche Benutzer löschen oder auf dem Mülleimersymbol in der Spalte Aktionen.

Dadurch löschen Sie alle auf der Seite sichtbaren Benutzer bzw. alle gefiltertern Benutzer.

Je nach Rolle (Systemadministrator oder Mandantenadministrator) werden Benutzer vom Mandanten oder aus dem gesamten System gelöscht.

Zu Benutzerinformationen wechseln

In den Benutzerinformationen können Sie einzelne Benutzerprofile einsehen. Die Ansicht Benutzerinformationen erreichen Sie über die Benutzerverwaltung auf verschiedenen Wegen:
Startseite > Benutzerverwaltung > Benutzerinformationen

Der Button + Neuen Benutzer anlegen führt zu einer reduzierten Maske, über die Sie einen neuen Benutzer anlegen. Nach dem Speichern des neuen Benutzers gelangen Sie in die vollständigen Benutzerinformationen.

Die Benutzerprofile bestehender Benutzer erreichen Sie wie folgt:

Klick auf dem Link in der Spalte Mandantenzuordnung.
Klick auf dem Benutzernamen,
Klick auf dem Link in der Spalte Mitglied in.