Termine: Verfügbarkeit und Liste

Inhalt

Dieser Bereich steht sowohl auf der Benutzerebene als auch auf der Administrationsebene zur Verfügung.

Benutzer können in der Liste ihre persönlichen Termine einsehen, während Gruppenleiter (mit entsprechenden Rechten) und Administratoren im gesamten Bereich Termine alle erforderlichen Funktionen zur Bearbeitung von Terminen vorfinden.

Was ist der Bereich Termine?

Im Bereich Termine können Terminbuchungen für vitero Räume eingesehen und verwaltet werden. Durch eine Terminbuchung wird ein vitero Raum für eine bestimmte Gruppe reserviert und steht dadurch den Gruppenmitgliedern sowie ggf. Gästen während des Termins zur Verfügung.

Der Bereich Termine umfasst folgende Seiten:

Verfügbarkeit
Liste
Termin anlegen

Wo finde ich den Bereich Termine?

Administrationsbereich

Administratoren und Organisatoren können im Bereich Termine alle Terminbuchungen auf ihrem Mandanten bearbeiten. Öffnen Sie den Eintrag Termine über das linke Seitenmenü.VMS > Startseite > Administrationsbereich > Termine

Benutzerbereich

Gruppenleiter können im Bereich Termine arbeiten, sofern ihnen diese Berechtigung erteilt wurde.
VMS > Startseite > Benutzerbereich > Termine

Administratoren und Organisatoren können – wie auch alle anderen Benutzer – im Benutzerbereich Termine einsehen.

Bestehende vitero Räume können von Administratoren und Gruppenleitern einzeln – ohne Terminbuchung – zur Vorbereitung einer Sitzung betreten werden.

Unterschied: Verfügbarkeit vs. Liste

Die Tabelle in der Ansicht Liste zeigt Ihnen alle Termine zusammen mit den verfügbaren Informationen an. Hier können Sie sich u.a. mit nur einem Klick in die vitero Sitzung einwählen.
Im Gegensatz dazu stellt die Ansicht Verfügbarkeit nur die Anzahl der freien Räume dar, liefert jedoch keine Informationen zu Ihren Terminen. Gruppenleiter und Administrator sehen die Raumkapazitäten und können dadurch besser planen.

Verfügbarkeit

Diese Ansicht bietet Ihnen einen Kalender mit einer nummerischen Darstellung der belegten bzw. freien Räumen. Der angezeigte Wert entspricht der Anzahl der noch verfügbaren Räumen.

In dieser Ansicht stehen verschiedene Filter zur Verfügung:

Mandantenfilter
Raumgröße
von
bis
Datum
Kalenderwoche: zum Blättern in der Liste

Ist ein Zeitraum dunkelgrau hinterlegt, steht auf Ihrem Mandanten zu dieser Zeit kein freier Raum mehr für eine Terminbuchung zur Verfügung.

Wenn Sie auf einen Terminslot klicken, rufen Sie damit die Seite Termin anlegen auf. Die Daten werden entsprechend in den Buchungsdialog übernommen.

Liste

Diese Terminübersicht enthält abhängig von Ihrer Rolle entweder Ihre persönlichen Termine oder alle Termine der von Ihnen administrierten Gruppen. Hier sind auch direkt einige weiterführende Informationen wie der Einwahllink verfügbar.

Für die Terminübersicht auf der Seite Liste stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung:

Zeitraum
Datum
Mandantenfilter
Gruppenfilter
Modulfilter
Serientermine / Einzeltermine
Zeitpuffer
Kalenderwoche: zum Blättern in der Liste

Zeitraum

Die Optionen reichen von 1 Woche bis zu 1 Jahr.

Datum

Geben Sie einen Termin ein, oder wählen Sie einen Termin aus dem Kalender aus.

Mandantenfilter

Setzen Sie diesen Filter, um nur Termine eines bestimmten Mandanten anzuzeigen. Dieser Filter ist nur verfügbar, wenn Sie auf mehreren Mandanten zur Terminbuchung berechtigt sind.

Gruppenfilter

Wählen Sie alle Gruppen oder eine einzelne Gruppe aus.

Modulfilter

Wählen Sie eine der Optionen aus der Dropdown-Liste, um Termine in Verbindung mit einem vitero Erweiterungsmodul zu suchen. Derzeit stehen folgende Optionen zur Auswahl:

alle Module
Corporate Room ohne extend
Corporate Room mit extend

Mit den Erweiterungsmodulen vitero extend bzw. vitero extend + lassen Sie in Ihrem vitero Raum auch Zuschauer zur Sitzung zu.

Serientermine / Einzeltermine

Über die beiden Regler können Sie Serien- oder Einzeltermine jeweils ein- oder ausblenden.

Serientermine sind bei vitero organise nicht möglich.

Zeitpuffer

Aktivieren Sie diesen Regler, wenn Sie die Pufferzeiten vor und nach dem Termin in der Tabelle sehen möchten.

Tabellenspalte: Link

In dieser Spalte sehen Sie zwei Symbole. Die Symbole beziehen sich auf den buchungsbezogenen Gästelink. Diese Symbole stehen nur zur Verfügung, wenn Sie bei der Terminbuchung die Option Gäste zulassen (ohne vitero-Konto) aktiviert haben.

steht für Zugangslink in Zwischenablage kopieren
Mit einem Klick auf diesem Symbol kopieren Sie den Zugangslink inkl. Sitzungscode in Ihre Zwischenablage. Anschließend können Sie den Link versenden oder in die Adresszeile Ihres Browsers einfügen.

steht für Zugangslink in einem neuen Browsertab öffnen
Mit einem Klick auf diesem Symbol starten Sie den Einwahlvorgang.

Sie gelangen ohne Umweg über die Raumauswahl direkt in den vitero Raum, in dem Ihre Sitzung stattfindet.

Tabellenspalte: Aktionen

In der Spalte Aktionen sehen Sie die folgenden Symbole, sofern Sie über Administrationsrechte verfügen.

steht für Termin löschen.
steht für Termin bearbeiten.

Ist das Symbol für Termin löschen für Sie als Administrator nicht mehr sichtbar, ist der Termin entweder abgelaufen oder es befinden sich bereits Teilnehmer im gebuchten Raum.

Termin anlegen

Im Bereich Termin anlegen können Sie sowohl neue Termine für buchbare Räume anlegen als auch bestehende Termine bearbeiten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Artikel Termin anlegen und bearbeiten der vitero Online-Hilfe.