Wenn Sie einen Termin anlegen oder bearbeiten, stehen zahlreiche Einstellungen und Optionen zur Verfügung. Im Folgenden finden Sie detaillierte Erläuterungen.
Termine können von Administratoren, Organisatoren und ggf. auch von Gruppenleitern angelegt und bearbeitet werden.
Wie lege ich einen Termin an?
In der Ansicht Termin anlegen können Sie neue Termine anlegen und bestehende Termine bearbeiten.
Je nach gebuchtem vitero Erweiterungsmodul stehen Ihnen komfortable Funktionen zur Verfügung. Sollten Sie ein Modul nicht lizenziert haben, sind die entsprechenden Funktionen ausgeblendet, sodass der Workflow Termin anlegen übersichtlich bleibt.
Erweiterungsmodule
Folgende Erweiterungsmodule sind für das Anlegen von Terminen nützlich:
- vitero organise für Veranstaltungen mit Selbstregistrierung. Optional kann das Anmeldeformular auf einer öffentlichen Website angeboten werden.
- vitero extend bzw. vitero extent + für Veranstaltungen mit Zuschauern.
- vitero monitor zur personalisierten oder anonymen Auswertung Ihrer Sitzungen.
- vitero certify zum Erfassen von Credit Points und optional zum automatisierten Versenden von Teilnahmebestätigungen.
Wo lege ich Termine an?
Als Administrator oder Organisator legen Sie einen neuen Termin im Bereich Termine an. Öffnen Sie im Administrationsbereich den Bereich Termine, und klicken Sie auf Termin anlegen.VMS > Startseite > Administrationsbereich > Termine > Termin anlegen
Gruppenleiter bleiben im Benutzerbereich. Die Option Termin anlegen wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie über die erforderlichen Buchungsrechte verfügen. Diese Rechte erteilt Ihnen ein Administrator oder Organisator im Dialogfenster Gruppenkonfiguration.VMS > Startseite > Benutzerbereich > Termine > Termin anlegen
Termin anlegen
Öffnen Sie das Menü Termin anlegen.VMS > Startseite > Termine > Termin anlegen
Dieses Menü besteht aus folgenden Seiten:
- Gruppe
- Raum (lizenzabhängig)
- Zeit
- Einrichtung (sofern die Optionalen Funktionen aktiviert sind)
- Einladung (sofern aktiviert)
- Übersicht
Um einen Termin anzulegen, nehmen Sie auf jeder Seite die entsprechenden Einstellungen vor. Auf der Seite Übersicht klicken Sie auf den Button . Damit ist die Terminbuchung abgeschlossen.
Seite „Gruppe“
Hier nehmen Sie die grundsätzlichen Einstellungen für Ihre Gruppe vor. Es müssen mindestens die Felder Mandant und Gruppe ausgefüllt sein, damit Sie in diesem Dialog arbeiten können.
Mandant
Falls Sie mehreren Mandanten zugeordnet und berechtigt sind, dort Termine anzulegen, können Sie hier einen Mandanten auswählen. Falls Sie nur einem Mandanten zugeordnet sind, wird Ihnen dieses Feld nicht angezeigt.
Gruppe
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Gruppe aus, für die Sie den Termin anlegen.
Veranstaltungsname (optional)
Sie können hier einen Veranstaltungsnamen eingeben. Dieser wird statt des Gruppennamens in der Raumauswahl oder in der Veranstaltungsliste von vitero organise angezeigt. Bleibt das Feld leer, wird der Name der Gruppe anzeigt.
Einladungen versenden
Aktivieren Sie den Regler Einladungen versenden, falls Sie Einladungen automatisiert versenden möchten. Dadurch wird die Seite Einladung eingeblendet.
Gäste zulassen
Über den Regler Gäste zulassen (ohne vitero-Konto) blenden Sie folgende Felder ein:
- Zutritt zum Raum
- Rolle aller Anwesenden (außer Gruppenleitern)
Wählen Sie diese Option – auch für Personen mit vitero-Konto – aus, falls Sie die Funktionen von vitero organise nutzen möchten.
Zutritt zum Raum
Diese Dropdown-Liste bietet drei Optionen zur Auswahl:
- Buchungsbezogener Gästelink
- Dauerhafter Gästelink
- Anmeldeformular (vitero organise)
Buchungsbezogener Gästelink: Diese Einstellung ist standardmäßig voreingestellt. Sie generiert einen buchungsbezogenen Code, der nur für eine Sitzung gültig ist und als Link verschickt wird.
Dauerhafter Gästelink: Der dauerhafte Gastzugang wird zunächst in Ihrer Gruppe erstellt. Der darin enthaltene dauerhafte Code wird für Ihre Einladung übernommen. Der Code bleibt gültig, bis Sie ihn in der Gruppenverwaltung für Ihre Gruppe wieder löschen.
Anmeldeformular (vitero organise): Hierdurch werden Ihnen zusätzliche Felder und Optionen auf der Seite Einrichtung freigeschaltet.
Mit der Option Anmeldeformular (vitero organise) aktivieren Sie das Erweiterungsmodul vitero organise.
Rolle aller Anwesenden (außer Gruppenleitern)
Die Dropdown-Liste bietet folgende Optionen:
- Teilnehmer
- Zuschauer
- Automatische Rollenzuweisung
Für Gruppenleiter ist automatisch ein Platz am Tisch reserviert. Bei den übrigen Teilnehmern können Sie festlegen, ob diese den vitero Raum als Teilnehmer oder Zuschauer (mit den jeweiligen Rechten) betreten sollen.
Die Option automatische Rollenzuweisung bedeutet, dass zunächst die Rolle Teilnehmer zugewiesen wird. Sobald alle Teilnehmerplätze belegt sind, wird automatisch alle weiteren Logins die Rolle Zuschauer vergeben.
Die Option Automatische Rollenzuweisung in der Dropdown-Liste Rolle aller Anwesenden (außer Gruppenleitern) steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für das Erweiterungsmodul vitero extend oder vitero extend + besitzen.
Klicken Sie anschließend auf dem Button , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Seite „Raum“
Die Seite Raum steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie unterschiedliche Raumgrößen lizenziert haben oder über das Erweiterungsmodul vitero extend bzw. vitero extend + verfügen.
Bei der Anzahl der Anwesenden werden zwei Benutzergruppen unterschieden:
- Anwesende (als Avatar)
- Zuschauer
Die Anzahl der möglichen Benutzer wird Ihnen als Zahl in einem Kasten dargestellt. Klicken Sie auf dem gewünschten Feld. Das aktivierte Feld erhält daraufhin einen grünen Rahmen.
Zuschauer werden im vitero Raum nicht durch einen Avatar rund um den Tisch, sondern nur durch das Gruppensymbol plus Zahl dargestellt. Zuschauer können die Sitzung per Bild und Ton verfolgen. Hinsichtlich der Kommunikation und Interaktionen gibt es allerdings Einschränkungen.
Klicken Sie anschließend auf dem Button , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Seite „Zeit“
Auf der Seite Zeit legen Sie Folgendes fest:
- Zeitzone
- Beginn der Sitzung
- Ende der Sitzung
- Zeitpuffer
- Terminserie: ja/nein
Die Uhrzeit kann immer nur in 15-Minuten-Intervallen angegeben werden. Falls Sie einen Wert zwischen diesen Intervallen eingeben, wird je nach der geringsten Differenz zum nächsthöheren oder nächstniedrigeren Intervall gewechselt.
Beispiel: Die Minutenangabe :11 springt automatisch auf :15 Minuten um.
Zeitzone
Die Zeitzone ergibt sich aus dem Benutzerprofil des bzw. der Buchenden und wirkt sich auf die Angabe der Uhrzeiten in den Einladungen aus.
Datum
Klicken Sie entweder in das Feld, um das Datum händisch einzutragen. Oder klicken Sie auf dem Kalendersymbol. Wählen Sie dann Ihr Wunschdatum aus dem Kalender aus.
Uhrzeit
Klicken Sie entweder in das Feld, um die geplante Uhrzeit händisch einzutragen. Oder klicken Sie auf dem Uhrsymbol. Über das angezeigte Zahlenmenü wählen Sie die Werte für Stunden und Minuten aus.
Zeitpuffer
Über die Dropdown-Liste können Sie auswählen, wie lange vor und nach der eigentlichen Sitzungszeit Ihr Raum geöffnet sein soll. Sie haben dabei die Wahl zwischen 15, 30, 45 und 60 Minuten.
Terminserie anlegen
Aktivieren Sie den Regler Terminserie anlegen, falls Sie Ihren Termin in regelmäßigen Abständen wiederholen möchten. In der Dropdown-Liste Wiederholung stehen folgende Werte zur Auswahl:
- täglich
- wöchentlich
- zweiwöchtenlich
- an Arbeitstagen
- an Wochenenden
Im Feld Endet am legen Sie das Enddatum Ihrer Terminserie durch das Eintippen oder Auswählen eines Datums aus dem Kalender fest.
Serientermine sind mit vitero organise nicht möglich.
Klicken Sie anschließend auf dem Button , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Seite „Einrichtung“
Die Seite Einrichtung sehen Sie nur, wenn Sie oben rechts den Regler Optionale Funktionen aktiviert haben.
Folgende Optionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
- Anmeldeformular (sofern auf der Seite Gruppe ausgewählt)
- Audiokommunikation per Telefon
- Session-Recorder
- Teilnahmebestätigung versenden, falls
Anmeldeformular
In diesem Bereich wählen Sie Folgendes aus:
- Anmeldung bis: Datum, Uhrzeit. In der E-Mail-Einladung wird dieser Wert in Stunden umgerechnet.
- Anmeldungen beschränken: max. Anzahl
- Formularinhalt für die Einladung anpassen: Referent, Unternehmen, Untertitel, Erläuterungstext. Die ersten drei Angaben erscheinen im Anmeldeformular. Der Erläuterungstext angezeigt wird, wenn der Mauszeiger in der Spalte Veranstaltungsname auf dem Untertitel steht.
Audiokommunikation per Telefon
Über den Regler Telefonzugang (Dial-in) aktivieren Sie die Telefoneinwahl für Ihre Sitzung. Danach sehen Sie zwei weitere Optionen.
Mit dem Regler Dial-Out zulassen ermöglichen Sie, dass die Anwesenden im vitero Raum nicht selbst beim Telefonkonferenzsystem anrufen, sondern ihre Nummer angeben, um einen Rückruf auszulösen. Dies kann zusätzliche Kosten verursachen.
Ist der Regler Einwahldaten beim Betreten sofort anzeigen aktiviert, ist das Menü Telefon direkt geöffnet, wenn ein Nutzer den vitero Raum betritt.
Session-Recorder
Über den Regler Aufzeichnung zulassen aktivieren Sie den Session-Recorder für Ihre Sitzung.
Teilnahmebestätigung versenden
Über diese beiden Regler aktivieren Sie die Teilnahmebestätigung für Sitzungen, für die Credit Points vergeben werden.
Wenn der Regler Teilnahme erfolgreich aktiviert, d.h. grün, ist, erhalten alle Teilnehmenden, die die Anforderungen erfüllt und somit erfolgreich an der Sitzung teilgenommen haben, unmittelbar nach der Sitzung eine E-Mail mit einem Zertifikat.
Wenn der Regler Teilnahme nicht erfolgreich aktiviert, d.h. grün, ist, erhalten auch diejenigen Teilnehmenden eine E-Mail, die die erforderlichen Credit Points nicht erreicht und somit nicht erfolgreich an der Sitzung teilgenommen haben. Die E-Mail enthält in diesem Fall kein Zertifikat.
Klicken Sie anschließend auf dem Button , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Sollten Ihnen die hier erwähnten Einstellungen nicht mögich sein, sprechen Sie bitte Ihr Kundenberaterteam auf Ihre Lizenzen an.
Die Einstellungen auf der Seite Einrichtung können über die Systemanpassung auf Ihrem Mandanten als Standardwerte voreingestellt werden, d.h. die gewünschten Einstellungen sind stets vorausgewählt.
Seite „Einladung“
Die Seite Einladung sehen Sie nur, wenn Sie auf der Seite Gruppe den Regler Einladungen versenden aktiviert haben.
Folgende Optionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:
- Empfänger
- Einwahllink
- Betreff
- Einladungstext
- Erinnerungsmail versenden
Empfänger
In diesem Feld stehen bereits die E-Mail-Adressen aller Gruppenmitglieder. Sie können die E-Mail-Adressen jederzeit bearbeiten, ergänzen oder entfernen. Falls Sie auch Personen ohne vitero Benutzerkonto einladen möchten, können Sie hier deren E-Mail-Adressen einfügen.
Über den Button 
(mit den Pfeilen entgegen dem Uhrzeigersinn) können Sie E-Mail-Adressen aus der Gruppe wiederherstellen, falls Sie diese gelöscht haben.
Einwahllink
Dieses Feld ist bereits vorausgefüllt. Die Beschriftung des Feldes für den Link entspricht Ihrer Auswahl unter Zutritt zum Raum auf der Seite Gruppe:
- Buchungsbezogener Gästelink
- Dauerhafter Gästelink
- Anmeldeformular für Gäste und Benutzer
Auch Ihre Gruppenmitglieder (d.h. Personen mit vorhandenem vitero Benutzerkonto) erhalten den Gästelink. Sie können sich je nach Link entweder über den Code oder über ihr Benutzerkonto einloggen.
Wichtig: Für die personalisierte Erfassung zwecks Anrechnung von Credit Points ist die Anmeldung mit dem vitero Benutzerkonto erforderlich.
Buchungsbezogener Gästelink
Dieser Link ermöglicht Personen ohne vitero Benutzerkonto die Teilnahme an einer oder mehreren Sitzungen aus dieser Buchung.
Dauerhafter Gästelink
Dieser Link ermöglicht Personen ohne vitero Benutzerkonto die Teilnahme an allen Sitzungen dieser Gruppe. Dieser Einwahllink ist voreingestellt, bis Sie eine andere Auswahl treffen.
Sollte Ihnen der dauerhafte Gästelink nicht zur Auswahl stehen, muss der dauerhafte Gastzugang erst noch für Ihre Gruppe in den Gruppeninformationen erstellt werden.
Anmeldeformular
Haben Sie auf der Seite Gruppe unter Zutritt zum Raum die Option Anmeldeformular (vitero organise) ausgewählt, wird Ihnen nun der Registrierungslink angezeigt. Über diesen Link können sich Interessenten für Ihre Veranstaltung anmelden. Der Link wird automatisch in die Einladung kopiert, und der Einladungstext entsprechend angepasst.
Betreff
Hier steht bereits unser Standard-Betreff mit Platzhaltern für den Namen Ihrer Veranstaltung (bzw. Gruppe, falls Sie keinen Veranstaltungsnamen vergeben haben) sowie für die Zeitangaben.
Einladungstext
Je nachdem, ob Sie einen Gästelink oder das Anmeldeformular verwenden, wird der Einladungstext entsprechend angepasst.
Sie können den Betreff und Einladungstext nach eigenen Vorstellungen im Editor weiter bearbeiten.
Erinnerungsmail versenden
Über den Regler Erinnerungsmail versenden legen Sie fest, ob vor Ihrem Termin eine Erinnerung an den Empfängerkreis verschickt werden soll. Wenn der Regler aktiviert wird, öffnet sich ein Fenster mit den folgenden Optionen:
- Zeitpunkt vor Termin
- Betreff
- Erinnerungstext
Zeitpunkt vor Termin
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus, wie lange im Voraus Ihre Terminerinnerung versendet werden soll:
- 30 Minuten
- 60 Minuten
- 120 Minuten
- 1 Tag
- 3 Tage
- 7 Tage
Betreff und Erinnerungstext
Die Felder Betreff und Erinnerungstext sind bereits mit unserem Standardtext ausgefüllt. Im Editor können Sie diese Felder nach Bedarf bearbeiten.
Wünschen Sie eine dauerhafte Änderung des E-Mail-Textes? Dann wenden Sie sich an Ihr Kundenberaterteam für weitere Informationen.
Klicken Sie anschließend auf den Button , um auf die nächste Seite zu gelangen.
Seite „Übersicht“
Die Seite Übersicht zeigt eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen. Pro Seite sehen Sie einen Bereich, den Sie bei Bedarf mit einem Klick auf dem Stiftsymbol 
für Änderungen öffnen können. Nach dem Anpassen Ihrer Einstellungen gelangen Sie mit einem Klick auf dem Button wieder zur Seite Übersicht.
QR-Code
Im Bereich Gruppe sehen Sie zusätzlich den Button .
Sind alle Einstellungen korrekt gesetzt, speichern Sie über den Button Termin anlegen Ihren Termin. Falls Sie das Versenden der Einladungsmail aktiviert haben, wird die Einladung nun direkt versendet.
Direkt danach öffnet sich die Ansicht Liste.
VMS > Startseite > Termine > Liste
Termin bearbeiten
Bereits angelegte Termine können jederzeit bearbeitet werden.
Öffnen Sie dafür die Ansicht Liste.
Wählen Sie ggf. die Kalenderwoche aus, für die der Termin angelegt wurde. Suchen Sie den gewünschten Termin, und klicken Sie in der Spalte Aktionen mit der linken Maustaste auf dem Stiftsymbol .
Daraufhin öffnet sich die oben beschriebene Ansicht Termin bearbeiten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Um zu einer anderen Seite zu navigieren, klicken Sie einfach auf dem jeweiligen Icon am oberen Seitenrand. Speichern Sie Ihre Anpassungen auf der Seite Übersicht mit einem Klick auf dem Button .
Einladung erneut versenden
Falls Sie beim Anlegen des Termins auf der Seite Gruppe den Regler Einladungen versenden aktiviert hatten, gibt es folgende Optionen:
- neue Empfänger hinzufügen
- Einladung an alle erneut versenden
Neue Empfänger hinzufügen
Auf der Seite Einladung können Sie jederzeit neue Empfänger in das Feld Empfänger einfügen.
Auf der Seite Übersicht sehen Sie im Bereich Einladung das Feld Neue Empfänger. Dort sind die neu hinzugefügten E-Mail-Adressen aufgeführt. Die beiden Felder mit den E-Mail-Adressen können jederzeit bearbeitet werden.
Durch das Ihres Termins wird die Einladung an die neu hinzugefügten Empfänger versendet.
Einladung an alle versenden
Wenn Sie auf der Seite Zeit das Datum oder die Uhrzeit verändern, wird die Einladung an Ihren gesamten Empfängerkreis versendet und nicht nur an diejenigen, die Sie zuletzt hinzugefügt haben.
Verwandte Themen
Weitere Informationen finden Sie in folgenden Artikeln der vitero Online-Hilfe:
- Gruppenkonfiguration
- Verfügbarkeit und Liste (Bereich Termine)
- Veranstaltungen mit vitero organise
- Systemanpassung mit vitero configure
- Zuschauer einladen mit vitero extend
- Aufzeichnen mit vitero record
- Credit Points mit vitero certify