Gruppen und Mitglieder administrieren

Inhalt

Gruppen und deren Mitglieder werden in der Gruppenverwaltung bearbeitet.

Je nach Rolle und den damit verbundenen Rechten kann die Gruppenverwaltung kann sowohl im Benutzerbereich als auch im Administrationsbereich genutzt werden.

Was ist die Gruppenverwaltung?

Die Gruppenverwaltung gibt einen Überblick über alle Gruppen, denen ein Nutzer zugeordnet ist. Alle Benutzer können die Gruppenverwaltung einsehen.

Die Gruppenverwaltung bietet folgende Funktionen:

Neue Gruppe anlegen
Gruppendaten durchsuchen, dabei nach Mandanten und Räumen filtern
Übersicht über alle Gruppen mit Bearbeitungsfunktionen

Während Gruppenleiter im Benutzerbereich bleiben müssen, sollten Administratoren und Organisatoren direkt im Administrationsbereich arbeiten.

Folgende Funktionen kann eine Person mit Gruppenleiter-Rechten nur bearbeiten, sofern die entsprechenden Rechte erteilt wurden: Neue Benutzer und Termine innerhalb einer Gruppe anlegen.
Folgende Aufgaben sind Administratoren vorbehalten: Neue Gruppe anlegen, Gruppenkonfiguration bearbeiten.

Wo finde ich die Gruppenverwaltung?

Die Gruppenverwaltung finden Sie unter dem Titel Gruppen und Mitglieder sowohl im Benutzerbereich als auch im Administrationsbereich in der linken Seitenleiste.
VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder

Neue Gruppe anlegen

Öffnen Sie die Gruppenverwaltung über Gruppen und Mitglieder.
Klicken Sie auf dem Button Neue Gruppe anlegen. Dadurch öffnet sich ein Dialog mit dem Titel Neue Gruppe anlegen.

Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.
Geben Sie in das Feld Gruppenname den Namen der neuen Gruppe ein. Dieser Name wird als Name Ihres vitero Raumes angezeigt, sofern Sie bei der Terminbuchung keinen separaten Veranstaltungsnamen eingetragen.

Initiales Preset

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste ein initiales Preset aus, oder deaktiveren Sie das initiale Preset mit dem Eintrag Kein Preset.

Mit dem Preset steuern Sie die Funktionalität im vitero Raum zu Beginn der vitero Sitzung. Die einzelnen Funktionen können während der Session nach Bedarf angepasst werden, sofern die Bearbeitung erlaubt wurde.

Presets werden direkt im vitero Raum verwaltet bzw. bearbeitet. Im VMS gibt es keine Bearbeitungsfunktion für Presets.
Bei Auswahl der Option Einsteiger-Preset finden Einsteiger im vitero Raum eine Umgebung vor, die ihnen aus anderen Web-Conferencing-Tools vertraut ist.

Optionen

Folgende Optionen können Sie über die Kontrollkästchen aktivieren bzw. deaktivieren:

Gruppenleiter darf Termine anlegen
Gruppenleiter darf Benutzer hinzufügen
Gruppenleiter darf Benutzer anlegen
Teilnehmer dürfen die Benutzerinformationen anderer Teilnehmer einsehen
Inhalte des Gruppenordners im VMS vor Teilnehmern und Zuschauern verbergen.
Veranstaltungstermine in öffentlicher Veranstaltungsliste anzeigen (vitero organise)

Speichern Sie Ihre Auswahl, oder Schließen Sie das Fenster Gruppenkonfiguration.

Gruppendaten durchsuchen

Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein. Klicken Sie dann auf Suchen oder Zurücksetzen.

Gruppenübersicht

Die Gruppenübersicht ist eine Tabelle mit den vorhandenen Gruppen, für die Sie Administrationsrechte besitzen. Die Tabelle umfasst folgende Spalten:

Kontrollkästchen zum Auswählen von Gruppen zum Löschen
Gruppe
Raumtyp
Letzte Sitzung am
Anzahl der Mitglieder
Mandant (Anzeige ist rollenabhängig)
Kostenstelle (Anzeige ist rollenabhängig)
Aktionen

Navigation

Falls viele Gruppen existieren, können Sie in der Tabelle auch mit den Pfeilsymbolen am unteren Rand der Tabelle blättern. Ebenso können Sie die gewünschte Seite direkt aus der Dropdown-Liste mit den Seitenzahlen auswählen.

Aktionen

Über die Symbole in der Spalte Aktionen können Sie verschiedene Aufgaben erledigen. Wenn Ihr Mauszeiger auf dem Symbol steht, erhalten Sie einen Tooltipp zur Bedeutung des jeweiligen Symbols.

Neuen Benutzer anlegen und zuordnen
Benutzerzuordnung
Gruppenordner öffnen
Termin anlegen (rollenabhängig)
Gruppenkonfiguration bearbeiten
Gruppe löschen

Neuen Benutzer anlegen und automatisch zuordnen

Durch einen Klick auf diesem Symbol gelangen Sie in die zugehörige Maske:Startseite > Gruppen und Mitglieder > Neuen Benutzer anlegen

Benutzer, die Sie über diese Funktion anlegen, werden der Gruppe automatisch zugeordnet.

Benutzerzuordnung

Die Benutzerzuordnung besteht aus zwei Registerkarten:

(Bestehende) Benutzer zur Gruppe hinzufügen
Zugewiesene Benutzer

Während die erste Registerkarte alle Benutzer aufführt, die einer Gruppe hinzugefügt werden können, können auf der Registerkarte Zugewiesene Benutzer einzelne oder mehrerer Benutzer ausgewählt und aus der Gruppe entfernt werden.
Zum Schließen dieser Ansicht klicken Sie auf Schließen oder auf das X in der rechten oberen Ecke.

Gruppenordner öffnen

Klicken Sie auf dem Ordnersymbol. Dadurch öffnet sich die Ansicht Gruppenordner.
Diese Ansicht befindet sich sowohl im Benutzerbereich als auch im Administrationsbereich im linken Seitenmenü.VMS > Startseite > Inhalte > Gruppenordner

Gruppenordner können sowohl im Benutzerbereich als auch im Administrationsbereich von allen Rollen eingesehen werden.
Ausnahme: Beim Anlegen der Gruppe wurde die Option Inhalte des Gruppenordners im VMS vor Teilnehmern und Zuschauern verbergen in der Gruppenkonfiguration aktiviert.

Wenn Sie auf dem Namen eines Ordners klicken, sehen Sie eine Verzeichnisstruktur mit den darin enthaltenen Unterordnern. Zum Bearbeiten einzelner Unterordner klicken Sie auf dem Symbol für Bearbeiten.

Im Dialogfenster Bearbeiten können Sie Folgendes tun:

Ordnereigenschaften ändern
Ordnerinhalte editieren
Fenster schließen

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Inhalte der vitero Online-Hilfe.

Termin anlegen

Klicken Sie auf dem Kalendersymbol. Dadurch öffnet sich die Ansicht Termin anlegen.
Diese Ansicht befindet sich im linken Seitenmenü an dieser Stelle:VMS > Startseite > Termine > Termin anlegen

Dieser Vorgang wird im Artikel Termine anlegen und bearbeiten der vitero Online-Hilfe ausführlich beschrieben.

Gruppenkonfiguration

Klicken Sie auf dem Symbol für die Gruppenkonfiguration. Dadurch öffnet sich das Dialogfenster Gruppenkonfiguration. Die darin enthaltenen Felder und Optionen entsprechen weitestgehend den Feldern und Optionen im Dialog Neue Gruppe anlegen.

Zusätzlich befindet sich hier das Feld Inhalt der Teilnahmebestätigung. Sofern Sie das Erweiterungsmodul vitero certify lizenziert haben, können Sie hier den Text eingeben, der auf der Teilnahmebestätigung für Veranstaltungen in dieser Gruppe ausgegeben werden soll. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Zum Schließen dieser Ansicht klicken Sie auf Schließen oder auf das X in der rechten oberen Ecke.

Gruppen löschen

Wählen Sie über die Kontrollkästchen vor einzelnen Gruppennamen oder über einen Klick auf dem Symbol Schwarzes Quadrat mit abgerundeten Ecken, darin ein weißer Haken für Alle auswählen eine oder mehrere Gruppen aus. Klicken Sie dann auf dem Mülleimer-Symbol am oberen Rand der Gruppenübersicht oder in der Spalte Aktionen.