Hybridmodus

Der Hybridmodus eröffnet ganz neue Perspektiven für Ihre Meetings. Die Mitglieder der Präsenzgruppen erleben ein Face-to-Face-Meeting und nehmen gleichzeitig an einem ortsunabhängigen und übersichtlichen Hybridmeeting teil.

vitero inspire bietet ein neues Feature: das Hybridmeeting – mit höchstmöglichem Bedienkomfort. Dafür haben sich unsere UX-Designer mächtig ins Zeug gelegt.

Was ist der Hybridmodus?

Der Hybridmodus ermöglicht ein Meeting mit einer oder mehreren Präsenzgruppen. Wer nicht an einer Präsenzveranstaltung teilnehmen möchte, kann sich wie bisher remote in das vitero Meeting einwählen. Alle Teilnehmenden haben einen transparenten Überblick über das Gesamtgeschehen. An Interaktionen nehmen alle Anwesenden gemeinsam teil.

Was ist ein Hybridmeeting?
Es handelt sich um eine hybride Veranstaltung, bei der mehrere Personen in einem physischen Besprechungsraum versammelt sind, die gemeinsam mit Personen an anderen Orten eine vitero Sitzung abhalten. Diese Personen können sich entweder alleine in einem Raum (z.B. im Homeoffice) oder als weitere Gruppe in einem anderen physischen Besprechungsraum befinden.

Was ist eine Präsenzgruppe?
Ein Gruppenleiter legt für die Anwesenden in seinem physischen Besprechungsraum eine Präsenzgruppe innerhalb des vitero Raumes an. Die Anwesenden vor Ort wählen sich mit ihren Mobilgeräten in ihre virtuelle Präsenzgruppe ein und sind dadurch für alle übrigen Sitzungsteilnehmer im vitero Raum sichtbar.

Wer ist ein Initiator?
Der Initiator ist eine Person mit Gruppenleiter-Rechten, die eine Präsenzgruppe anlegt.

Technische Voraussetzungen

Wer eine Präsenzgruppe anlegt, wird damit automatisch zum Initiator dieser Gruppe. Der Initiator steuert über seinen Rechner die zu verwendenden Kameras und Mikrofone. Ab einer gewissen Größe der Gruppe empfiehlt sich die Verwendung eines Konferenzlautspechers und einer Raumkamera. Aus technischen Gründen kann es pro Besprechungsraum nur eine Präsenzgruppe geben.

Die Teilnehmenden bringen ihre eigenen Mobilgeräte mit: Smartphone, Tablet oder Laptop. Sie werden per Avatar oder Livebild im Raum repräsentiert und nehmen an Interaktionen teil.

Ab dem Beitreten zur virtuellen Präsenzgruppe läuft die Audiokommunikation der Teilnehmenden über die vom Initiator ausgewählten Geräte. Durch das Stummschalten der Audiogeräte der Teilnehmenden werden akustische Rückkopplungen vermieden. Optional übernimmt der Initiator auch die Kamerasteuerung.

Weitere Informationen zur technischen Ausstattung finden Sie im Abschnitt Veranstaltungstechnik.

Wo finde ich das Menü Hybridmodus?

Die Einstellungen für den Hybridmodus finden Sie hier:

> Umgebung > Hybridmodus

ist das Symbol für das Menü Hybridmodus.

Grundlagen

Die wichtigsten Informationen rund um ein Hybridmeeting finden Sie in den folgenden Tabs. Die Links zu verwandten Themen in der vitero Online-Hilfe finden Sie am Ende dieses Artikels.

Hybridmeeting starten

Jeder vitero Termin kann als Hybridmeeting stattfinden. Es sind keine weiteren Vorbereitungen im VMS erforderlich.

Die Vertreter der beteiligten Standorte oder Teams verabreden sich zu einem Hybridmeeting. Kurz vor dem geplanten Termin oder auch spontan während der Sitzung legt jeweils eine Person mit Gruppenleiter-Rechten eine Präsenzgruppe an. Dadurch sehen die Teilnehmenden beim Einloggen automatisch den Check-in für das Hybridmeeting und können die gewünschte Option auswählen: Online-Teilnahme (wie bisher) oder Präsenzgruppe am gewünschten Standort.

Erste Präsenzgruppe anlegen

Öffnen Sie das Menü Hybridmodus:
> Umgebung > Hybridmodus

Klicken Sie auf den Button Präsenzgruppe anlegen.

Im nächsten Fenster werden Ihnen sechs Optionen angeboten:

Name der Präsenzgruppe

Geben Sie hier einen aussagekräftigen Namen ein. Als Namen bieten sich z.B. die Standorte oder die Bezeichnungen Ihrer Teams an.

Farbe der Präsenzgruppe

Ordnen Sie der Präsenzgruppe eine Farbe zu. Die ausgewählte Farbe wird durch einen weißen Rahmen hervorgehoben.
Während der Sitzung werden die Avatare der Mitglieder dieser Präsenzgruppe durch ein Band in der ausgewählten Farbe als Gruppe gekennzeichnet.

Raumlautsprecher

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das Gerät aus, über das der Audiokanal in Ihrem physischen Besprechungsraum hörbar sein soll.

Raummikrofon

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das Mikrofon aus, über das Redebeiträge aus Ihrem physischen Besprechungsraum in den vitero Raum übertragen werden sollen.

Schalter: Raumkamera verwenden

Die Geräteauswahl für die Raumkamera und die Schalter zum Aktivieren bzw. Deaktivieren der Raumkamera finden Sie sowohl im Menü Hybridmodus als auch im Menü Video. Um den Bildausschnitt zu ändern, gehen Sie bitte in das Menü Video.

Schalter aktiviert: Bei den Teilnehmenden der Präsenzgrupppe werden die integrierten Kameras der Mobilgeräte (z.B. Laptopkameras) deaktiviert. Jeder physische Besprechungsraum sendet nur noch ein Livebild. Dies kann die persönliche Webcam des Initiators oder optional eine separate Raumkamera sein, die an dessen Endgerät angeschlossen ist.

Schalter deaktiviert: Livebilder der Mitglieder Ihrer Präsenzgruppe werden übertragen, soweit diese Teilnehmenden das Recht zur Livebildfreigabe (Kamera-Token) haben.

Hinweis für Moderatoren
Als Moderator können Sie einem Teilnehmenden aus Ihrer oder auch aus einer anderen Präsenzgruppe weiterhin das Kamera-Token geben oder das Livebild per Button auf der Tischleiste freischalten. Über welche Kamera der Teilnehmende dann zu sehen ist, richtet sich nach den vom Initiator getroffenen Einstellungen.

Bei der Livebildübertragung sind verschiedene Szenarien denkbar: Die Raumkamera könnte z.B. auch über einen separaten Rechner gesteuert werden, der mit einem eigenen Benutzerkonto eingeloggt ist und ein Kamera-Token erhält.

Schalter: Separater Medienrechner

Durch das Aktivieren dieses Schalters machen Sie das Endgerät des Initiators zum Medienrechner. Dadurch entfallen verschiedene Bedienelemente (wie der Moderationskoffer), um den Bildschirm übersichtlicher zu gestalten. Bitte verwenden Sie zum Moderieren ein anderes Gerät und Benutzerkonto oder übertragen Sie diese Aufgabe einer anderen Person.

Der zusätzliche Zoom-Schieberegler wird Gruppenleitern in einer Präsenzgruppe angezeigt, die auf dem Moderationsplatz sitzen. Nur in diesem Setting können diese Personen die Zoomstufe des Medienrechners fernsteuern.

Fertig!

Klicken Sie nun auf den Button Übernehmen. Es öffnet sich das nächste Fenster.

Präsenzgruppen im Hybridmeeting

Im Menü Hybridmodus sehen Sie nun unter der Überschrift Meine Präsenzgruppe einen farbigen Punkt und den Namen der Präsenzgruppe.

Hinter dem Namen gibt es 2 Symbole:

• Mülleimer zum Auflösen der Präsenzgruppe,
• Stift zum Bearbeiten der Einstellungen im vorherigen Fenster.

Avatare

Dass eine Präsenzgruppe erfolgreich angelegt wurde, erkennen Sie am farbigen Kreis um den Avatar des Initiators und dem Awareness-Element für den Hybridmodus.

Auch Teilnehmende in einer Präsenzgruppe erhalten einen entsprechenden farbigen Kreis um ihren Avatar. Sobald mehrere Avatare aus derselben Präsenzgruppe nebeneinander sitzen, entsteht eine Verbindung in der jeweiligen Gruppenfarbe zwischen ihnen.

Livebild

Kamera deaktiviert

Falls der Initiator beim Anlegen seiner Präsenzgruppe die Raumkamera ausgewählt und das Livebild auf den Tisch gelegt hat, die Kamera aber noch deaktiviert ist, sehen Sie nun Folgendes:

Auf dem Tisch befindet sich ein Rechteck mit einer Umrandung in der Farbe der Präsenzgruppe. Dies ist der Platzhalter für das Livebild, solange die Kamera noch nicht aktiviert ist. Darauf befinden sich folgende Symbole:

• das Symbol   für die Raumkamera in der Mitte des Rechtecks,
• das Symbol für das Rederecht     unten rechts. Die Farbe (Rot oder Schwarz) ist abhängig vom Platz, auf dem der Initiator sitzt, d. h. Moderationsplatz (Rot auf Weiß) oder Teilnehmerplatz (Weiß auf Schwarz).

Sobald der Mauszeiger auf dem Platzhalter steht, erscheinen nun folgende Angaben und Symbole:

• der Name der Präsenzgruppe,
• das Icon   zum Aktivieren bzw. Deaktivieren Ihrer Kamera,
• der Doppelpfeil unten rechts zum Anpassen der Größe des Livebild-Fensters.

Wenn im Menü Livebilder der Schalter Awareness-Elemente und Textblasen aktiviert ist, erscheinen auf dem Platzhalter außerdem folgende Symbole:

• Awareness-Element für den Initiator,
• die Schallwellen oben links stehen für das Rederecht. Wenn im physischen Raum gesprochen wird, sind die Schallwellen animiert. Man sieht nicht, welches Mitglied der Präsenzgruppe spricht. Die Schallwellen am Avatar werden nur beim Initiator dargestellt.

Kamera aktiviert

Sofern das Livebild auf dem Tisch liegt und die Kamera aktiviert ist, sehen Sie auf dem Livebild nur noch Folgendes:

• Mikrofonsymbol für das Rederecht
• Awareness-Element für den Initiator,
• die Schallwellen oben links stehen für das Rederecht. Wenn im physischen Raum gesprochen wird, sind die Schallwellen animiert. Man sieht nicht, welches Mitglied der Präsenzgruppe spricht. Die Schallwellen am Avatar werden nur beim Initiator dargestellt.

Sobald der Mauszeiger auf dem Livebild steht, erscheinen nun folgende Angaben und Symbole:

• der Name der Präsenzgruppe,
• das Icon zum Deaktivieren Ihrer Kamera,
• der Doppelpfeil unten rechts zum Anpassen der Größe des Livebildes.

Außerdem sehen Sie hier ggf. das Symbol für den Bild-in-Bild-Modus (PiP). Diese Funktion wird nicht von vitero, sondern von Ihrem Browser zur Verfügung gestellt.

Weitere Präsenzgruppen anlegen

Eine andere Person, die über Gruppenleiter-Rechte verfügt und eine weitere Präsenzgruppe anlegen möchten, hat zwei Möglichkeiten. Beide funktionieren vor und während einer Sitzung.

Im Menü Hybridmodus

Das Anlegen einer weiteren virtuellen Präsenzgruppe funktioniert analog zum Anlegen der ersten Präsenzgruppe. Einziger Unterschied: Die bereits vergebene Farbe ist durchgestrichen und nicht mehr anklickbar.

Check-in-Dialog

In der vitero Raumauswahl klicken Sie auf den vitero Raum, in dem Ihre Sitzung stattfindet. Sie gelangen zum Check-in und sehen den Hinweis „Hybrides Meeting erkannt“. Klicken Sie rechts im Bereich Im Besprechungsraum vor Ort auf den Button Präsenzgruppe auswählen.

Im nächsten Fenster sehen Sie die bestehende(n) Präsenzgruppe(n) und den Button Neue Präsenzgruppe. Mit einem Klick auf diesem Button gelangen Sie zu einem Fenster, das dem Menü Hybridmodus entspricht. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Erste Präsenzgruppe anlegen.

In Hybridmeeting einwählen

Login: Teilnehmende vor Ort

Damit sich die in Ihrem Besprechungsraum anwesenden Personen bequem in das Hybridmeeting einwählen können, können Sie den Einwahllink aus dem VMS vorab zur Verfügung stellen. Wer auf den Link klickt, wählt im nächsten Schritt Direkt im Browser starten aus. Der Session-Code ist im Tab Code bereits eingetragen.

Sollte jemand den Link nicht zur Hand haben, können Sie die Einwahldaten im Besprechungsraum auf einem großen Bildschirm oder per Beamer zur Verfügung stellen.

Öffnen Sie das Menü Hybridmodus:> Umgebung > Hybridmodus > Meine Präsenzgruppe

Die Einwahl kann per QR-Code oder über einen Link plus Session-Code erfolgen.

QR-Code scannen

Die eintreffenden Teilnehmenden können sich durch das Scannen des QR-Codes per Smartphone oder ein sonstiges mobiles Endgerät in das Hybridmeeting einwählen. Sie gelangen automatisch in die korrekte virtuelle Präsenzgruppe.

Was müssen die Teilnehmenden noch tun?

• Avatar gestalten: Mindestens einen Namen, ggf. auch ein Bild einfügen
• Datenschutzhinweis bestätigen
• Kameraeinstellungen (u.a. Bildausschnitt) im Check-in vornehmen
• Energiesparmodus fortsetzen oder beenden

QR-Code vergrößern

Klicken Sie auf den Button Teilnahmeanleitung anzeigen. Dadurch erhalten Sie eine Großdarstellung des QR-Codes.

Manuell einloggen

Klicken Sie auf den Button Teilnahmeanleitung anzeigen. Dadurch können Sie den Anwesenden im Besprechungsraum die Daten für den manuellen Login anzeigen:

URL: Internetadresse für das Hybridmeeting.

Session-Code: Hiermit können Teilnehmende mit oder ohne vitero Benutzerkonto teilnehmen. Die Leerstellen werden automatisch in das Feld eingefügt.

Präsenzgruppe wählen: Name der virtuellen Präsenzgruppe.

Die Einwahldaten für das WLAN teilen Sie Ihren Teilnehmenden am besten vorab mit. So können diese sich beim Login auf den Zugang zum Hybridmeeting konzentrieren.

Mit einem Klick auf den Button Ausblenden kehren Sie zur vorherigen Ansicht zurück.

Check-in: Remote

Sobald mindestens eine Präsenzgruppe aktiv ist, werden die Teilnehmenden beim Einwählen gefragt, ob sie vor Ort oder remote teilnehmen möchten. Online-Teilnehmende, die sich nicht in einem physischen Besprechungsraum zusammen mit weiteren Gruppenmitgliedern befinden, klicken auf Online teilnehmen. Der Check-in-Assistent unterstützt beim Vorbereiten der Sitzung.

Teilnehmende mit mobilen Endgeräten (IOS & Android Smartphones) gelangen direkt in die Avataransicht, wenn sie den QR-Code scannen. Der Check-in startet mit der Avataransicht. Der Assistent wird nicht angeboten und nicht angezeigt

Energiesparmodus

Der Energiesparmodus wird automatisch auf Mobilgeräten aktiviert, wenn sich Teilnehmende in ein Hybridmeeting einwählen.

ist das Symbol für den Energiesparmodus.

Der Energiesparmodus verhindert die Darstellung von Livestreams, Videos und Screen-Sharing, um auf Mobilgeräten Energie zu sparen.

Sie können den Energiesparmodus beenden, indem Sie auf den Link Energiesparmodus beenden klicken. Dadurch gelangen Sie direkt in das Menü Bedienhilfen.

Auch nachträglich können Sie noch den Schalter Energiesparmodus aktiv in den Bedienhilfen deaktivieren:
> Meine Einstellungen > Bedienhilfen > Energiesparmodus

Gruppenmitgliedschaft verwalten

Die Teilnehmenden Ihrer Präsenzgruppe sowie die Online-Teilnehmenden verwalten Sie über die Liste Anwesende.
> Reiterleiste >

  ist das Symbol für die Liste Anwesende.

In der Liste Anwesende finden Sie den Leistungsindikator (zur Darstellung der Geräteauslastung) sowie weitere technische Infos.

Initiatoren sind in der Liste Anwesende am Symbol für den Hybridmodus und am farbigen Punkt der jeweiligen Gruppenfarbe erkennbar.

Mitglieder der Präsenzgruppen sind am farbigen Punkt hinter ihrem Namen erkennbar.

Auch Teilnehmende können auf die Liste Anwesende zugreifen und das untergeordnete Fenster mit den Teilnahmeeinstellungen aufklappen.

Teilnahmeeinstellungen

Mit einem Linksklick auf den Namen einer anwesenden Person öffnen Sie das Fenster für die Teilnahmeeinstellungen dieser Person. Hier regeln Sie als Moderator die Lautstärke für sich selbst bzw. auch für die übrigen Anwesenden. Während eines Hybridmeetings finden Sie hier auch die Optionen zum Beitreten sowie zum Verlassen der Präsenzgruppe.

Teilnehmende können nur ihre eigenen Einstellungen bearbeiten.

Einzelne Anwesende entfernen

Klicken Sie auf den Namen einer anwesenden Person. Rechts hinter dem Namen der Präsenzgruppe sehen Sie den Button X. Damit entfernen Sie diese Person aus der jeweiligen Präsenzgruppe.

Die betreffende Person erhält eine Nachricht, dass sie aus der Präsenzgruppe entfernt werden soll. Falls mehrere Gruppenleiter gleichzeitig anfragen, erhalten alle weiteren Gruppenleiter den Hinweis, dass diese Person bereits informiert wurde.

Präsenzgruppe verlassen

Teilnehmende können auch von sich aus mit dem Button X die Präsenzgruppe verlassen.

Wer eine Präsenzgruppe verlässt oder ggf. aus technischen Gründen mit dem Button X entfernt wird, verlässt nicht das Hybridmeeting insgesamt, sondern wird lediglich von den Kommunikationsgeräten des Initiators abgekoppelt. Diese Person ist nun der Lage, einer anderen Präsenzgruppe beizutreten.

Benutzer entfernen

Mit dem Button Benutzer entfernen im Abschnitt Anwesenheit im vitero Raum entfernen Sie den Benutzer komplett aus dem laufenden vitero Hybridmeeting.

Hierbei können Sie zudem festlegen, ob die anwesende Person nur aus der laufenden vitero Sitzung entfernt oder ob ihr der Zutritt dauerhaft verweigert werden soll. In letzterem Fall ist das vitero Benutzerkonto bis auf Weiteres gesperrt.

Präsenzgruppe beitreten

Sobald sich Teilnehmende im vitero Raum befinden, die noch keiner Präsenzgruppe angehören, wird die Funktion Beitreten in der Liste Anwesende verfügbar.

Nach einem Klick auf den Namen dieser Person in der Liste Anwesende öffnet sich das Fenster mit den Teilnahmeeinstellungen.

Mit einem Klick auf den Pfeil hinter dem Namen der Präsenzgruppe:

• treten Teilnehmende von sich aus der gewünschten Präsenzgruppe bei
• laden Gruppenleiter die betreffende Person ein, dieser Präsenzgruppe beizutreten. Die angefragte Person muss die Einladung annehmen.

Falls mehrere Gruppenleiter gleichzeitig anfragen, erhalten alle weiteren Gruppenleiter den Hinweis, dass die betreffende Person bereits eingeladen wurde.

Präsenzgruppe wechseln

Nach einem Klick auf den Namen einer Person in der Liste Anwesende öffnet sich das Fenster mit den Teilnahmeeinstellungen. In der ersten Zeile ist die aktuelle Präsenzgruppe angegeben. Im Abschnitt Weitere Präsenzgruppen sind die verfügbaren Präsenzgruppen aufgeführt.

Mit einem Klick auf den Pfeil hinter dem Namen der Präsenzgruppe:

• wechseln Teilnehmende eigenständig die Präsenzgruppe
• fordern Gruppenleiter die betreffende Person auf, in eine andere Präsenzgrupe zu wechseln. Hierfür ist die Zustimmung dieser Person erforderlich.

Falls mehrere Gruppenleiter gleichzeitig anfragen, erhalten alle weiteren Gruppenleiter den Hinweis, dass die betreffende Person bereits zum Wechsel der Präsenzgruppe aufgefordert wurde.

Initiator verlässt oder wechselt die Präsenzgruppe

Initiator verlässt die Präsenzgruppe

Es gibt zwei Fälle, in denen der Initiator die Präsenzgruppe verlässt:

• Der Initiator verlässt die Präsenzgruppe absichtlich.
• Der Initiator verliert die Internet- oder Netzwerkverbindung.

Wenn der Initiator die Präsenzgruppe vorsätzlich verlässt, wird die Präsenzgruppe aufgelöst.

Sollte allerdings die Internet- oder Netzwerkverbindung des Initiators unterbrochen werden, bleiben alle Einstellungen im vitero Raum erhalten, bis der Initiator wieder anwesend ist. Die Teilnehmenden bekommen einen Hinweis eingeblendet: „Möchten Sie warten oder die Präsenzgruppe verlassen?“ Die Bild- und Audioeinstellungen der Teilnehmenden werden durch den Verbindungsabbruch nicht zurückgesetzt, sondern gelten unverändert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Solange sich der Initiator der Gruppe nicht mehr im Raum befindet, kann niemand der Gruppe beitreten. In der Liste der verfügbaren Präsenzgruppen in der Liste Anwesende erscheint das animierte vitero Logo auf der Farbfläche der Präsenzgruppe.

Wenn sich der Initiator wieder einloggt, kann er wählen, ob er die Präsenzgruppe auflösen oder fortsetzen möchte. Klickt er auf den Button Fortsetzen im Overlay, wird die Präsenzgruppe nahtlos fortgesetzt.

Initiator wechselt die Präsenzgruppe

Sollte der Initiator die Präsenzgruppe wechseln, verliert er dadurch den Status als Initiator. Das bedeutet: Die Steuerung der Kommunikationsgeräte wird an denjenigen Initiator abgegeben, dessen Präsenzgruppe der Initiator nun beitritt. Die Teilnehmenden werden in die neue Präsenzgruppe mitgenommen. Für die Teilnehmenden ändert sich nichts an den Geräteeinstellungen.

Warum wechselt man als Initiator die Präsenzgruppe?
Der Wechsel ist nur dann sinnvoll, wenn Sie an die Kommunikationsgeräte (Raumkamera, Konferenzmikrofon) des Initiators der anderen Präsenzgruppe angebunden werden möchten. Oder weil mehr als eine Präsenzgruppe im Raum existiert, wodurch es zu Echoeffekten kommt.

Spontan einladen

Personen im Besprechungsraum

Als Gruppenleiter können Sie Personen, die sich im physischen Besprechungsraum aufhalten, spontan in Ihre Präsenzgruppe einladen, damit diese die Kommunikationsgeräte der Gruppe nutzen und gemeinsam mit Ihrer Präsenzgruppe an Interaktionen teilnehmen können. Hierbei ist es unerheblich, ob diese Person ein vitero Benutzerkonto hat oder nicht.

Öffnen Sie das Menü Hybridmodus:
> Umgebung > Hybridmodus

Klicken Sie unterhalb des QR-Codes auf den Button Teilnahmeanleitung anzeigen. Damit blenden Sie die Zugangsdaten für die manuelle Einwahl ein.

Alternative: Klicken Sie auf den Button Teilnahmelink kopieren.

Dadurch wird der Teilnahmelink in Ihre Zwischenablage kopiert, und Sie sehen einen kleinen grünen Haken am Button. Diesen Link können Sie nun weitergeben. Der Teilnahmelink enthält die URL für den vitero Raum sowie den Session-Code.

Der Teilnahmelink bezieht sich immer auf die Präsenzgruppe, in der er erzeugt wird.

Weitergabe unter Teilnehmenden

Teilnehmende finden in der Liste Anwesende im Bereich Meine Präsenzgruppe zwei Buttons:

• Teilnahmelink kopieren
• Teilnahmeanleitung anzeigen

Bei Bedarf können Sie diese Informationen an Personen in Ihrem Besprechungsraum weitergeben.

Nebenräume

Initiator einer Präsenzgruppe wechselt in Nebenraum

Wenn der Initiator einer Präsenzgruppe in einen Nebenraum wechselt, hat er zwei Möglichkeiten:

• die Mitglieder seiner Präsenzgruppe mitnehmen,
• die Gruppe auflösen und alleine in den Nebenraum wechseln.

Anwesende mitnehmen

Es beginnt ein Countdown von 10 auf 0 Sekunden. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Anwesenden in den Nebenraum verschoben.

Die Mitglieder der Präsenzgruppe sehen einen Hinweis, mit dem der Nebenraumwechsel und Countdown angekündigt werden.

Initiator wechselt alleine in den Nebenraum

Die Präsenzgruppe wird aufgelöst, und nur der Initiator wechselt alleine in den Nebenraum. Die Mitglieder der Präsenzgruppe sehen einen Hinweis, mit dem die Auflösung der Präsenzgruppe angekündigt wird.

Anschließend haben die Teilnehmenden wieder selbst Zugriff auf ihre Kommunikationsgeräte. Um eine mögliche akustische Rückkopplung zu vermeiden, haben die Teilnehmenden zwei Optionen:

• Stummschaltung beibehalten,
• Stummschaltung aufheben.

Mitglied einer Präsenzgruppe möchte in Nebenraum wechseln

Der Nebenraumwechsel ist für Mitglieder einer Präsenzgruppe nicht möglich. Die Nebenräume sind ausgegraut. Das Mitglied erhält folgenden Hinweis: „Verlassen Sie die Präsenzgruppe, oder bitten Sie den Gruppeninitiator um einen Raumwechsel für die gesamte Gruppe.“

Moderation

Bei den Lizenzmodellen Corporate Room und Concurrent Users erhalten Gruppenleiter ihren eigenen Übungsraum, damit sie die zahlreichen Features und Optionen von vitero inspire vorab mit insgesamt drei Personen erkunden können.

Einsteiger-Preset

Um den Wechsel von anderen Webconferencing-Tools zu erleichtern, bietet vitero inspire das Einsteiger-Preset. Durch das Aktivieren des Einsteiger-Presets entsprechen die technischen Voreinstellungen im vitero Raum automatisch dem gängigen Setup anderer Tools.

Aufgabenteilung

Im Besprechungsraum stellt der Initiator seine Kommunikationsgeräte zur Verfügung und moderiert ggf. das Meeting.

Für größere Gruppen empfiehlt sich eine Rollenteilung: zwei Moderatoren (von denen einer der Initiator sein kann, aber nicht muss) teilen sich die Aufgaben. Während die eine Person präsentiert, kann die andere Folien auflegen, Effekte auslösen oder Umfragen starten.

Raumzoom

Sobald sich ein Gruppenleiter in einer Präsenzgruppe befindet, kann diese Person die Zoomeinstellung zentral für die jeweilige Präsenzgruppe steuern. Teilnehmende können anschließend wieder für sich selbst eine andere Zoomstufe wählen.

ist das Symbol für diese Zoomfunktion.

Zoom bei Medienrechner

Wenn der Medienrechner aktiviert ist, sehen Gruppenleiter auf dem Moderationsplatz einer Präsenzgruppe einen zweiten Zoomregler mit folgendem Symbol . Das Symbol ist ebenfalls in der Gruppenfarbe eingefärbt. Damit wird der Zoom nur auf dem Medienrechner (d.h. dem Rechner des Initiators) dieser Präsenzgruppe geregelt.

Screenshots

Falls Sie während Ihres Meetings Karten- oder Punkteabfragen durchführen, können Sie die Ergebnisse als geteilte Screenshots sichern. Hierfür ist die Einwahl per vitero Anwendungsdatei erforderlich. Wählen Sie die Option Geteilter Screenshot aus, damit die JPG-Datei im Menü Content gespeichert wird und jederzeit wieder aufgerufen werden kann.

Mit einem gut durchdachten Moderationskonzept wird aus einem Hybridmeeting ein lebendiges Event, das die Interaktion und den Zusammenhalt im Team fördert – trotz räumlicher Distanz.

Kommunikation im Hybridmeeting

Mikrofone und Lautsprecher steuern

Sobald eine Person einer Präsenzgruppe beitritt, wird deren Audioverbindung stummgeschaltet. Die Audiokommunikation läuft nun über die Geräte des Initiators.

Sollte der Initiator mehrere Geräte zur Verfügung haben, werden diese im Menü Audio als Raumlautsprecher und Raummikrofon angezeigt. Es gibt eine Reihe von Shortcuts, um das Mikrofone per Tastenkombination zu wechseln.

Mit der Tastenkombination UMSCHALT + ALT + eine der Ziffern von 1 bis 6 schalten Sie die Mikrofone für die Präsenzgruppe um, z.B. vom Mikro am Rednerpult auf die Tischmikros. Jeder Gruppenleiter in der Präsenzgruppe ist berechtigt, die Mikrofone des Initiators umzuschalten.

Die Reihenfolge der Mikrofone richtet sich nach der Reihenfolge in der Dropdown-Liste im Menü Audio.

Kameras steuern

Der Initiator steuert im Menü Hybridmodus mit dem Schalter Raumkamera verwenden, ob die persönliche Kamera der Teilnehmenden deaktiviert werden soll, sobald diese seiner Präsenzgruppe beitreten. Auf dem Tisch ist dann nur noch ein Livebild zu sehen, das die vom Initiator gesteuerte Kamera überträgt.

Die Webcam eines Teilnehmenden kann bei Bedarf vom Gruppenleiter per Kamera-Token aktiviert werden. Livebilder werden jedoch nie ohne die Zustimmung der betroffenen Person im vitero Raum gezeigt. Weitere Informationen zu den Livebildern finden Teilnehmende im Artikel zum Menü Video & Livebilder.

Das Freischalten der Webcam eines Teilnehmenden funktioniert nur, wenn der Schalter Raumkamera verwenden im Menü Hybridmodus vorübergehend deaktiviert wird.

Lautstärke

Mit einem Linksklick auf den Namen einer anwesenden Person in der Liste Anwesende öffnen Sie das Fenster für die Teilnahmeeinstellungen.> Reiterleiste >

Hier regeln Sie die Lautstärke für sich selbst bzw. auch für die übrigen Anwesenden:

• Diese Einstellung nehmen Gruppenleiter bzw. Initiatoren für die gesamte Präsenzgruppe vor.
• Teilnehmende können nur ihre eigenen Einstellungen anpassen.

Hörlautstärke: Regeln Sie die Hörlautstärke mit dem Schieberegler .

Sprechlautstärke: Regeln Sie die Sprechlautstärke mit dem Schieberegler .

Teilnehmende können diese Einstellungen in der Liste Anwesende, aber ebenso im Menü Audio für sich persönlich vornehmen. Die Einstellungen werden für diese beiden Menüs synchronisiert.
> Meine Einstellungen > Audio

Taste: Push-To-Talk

Die Funktion zum spontanen Aktivieren des eigenen Mikrofons wird für Teilnehmende einer Präsenzgruppe unterdrückt.

Störungen bei Audio und Video

Sollte die Qualität der Audio- und Videoübertragung beeinträchtigt sein, überprüfen Sie das Menü Leistungsoptionen bzw. den Leistungsindikator in der Liste Anwesende.

> Umgebung > Leistungsoptionen > Störungen reduzieren

> Reiterleiste >

Präsenzgruppe auflösen

Öffnen Sie das Menü Hybridmodus:
> Umgebung > Hybridmodus

Sie sehen hier sofort die vorhandenen Präsenzgruppen. Mit einem Klick auf den Mülleimer hinter dem Namen der Präsenzgruppe und dem Bestätigen der Sicherheitsfrage lösen Sie die Präsenzgruppe auf.

Sobald der Initiator die Präsenzgruppe auflöst, werden alle Mitglieder entfernt und können wieder ihre eigenen Kommunikationsgeräte in der vitero Sitzung verwenden. Dies kann Rückkopplungen im vitero Raum verursachen. Deshalb sind die Audiogeräte und Kameras vorerst deaktiviert und können bei Bedarf wieder aktiviert werden.

Veranstaltungstechnik

Die technische Ausstattung für Ihr Hybridmeeting richtet sich nach der Größe Ihrer Präsenzgruppe. Wie Sie Ihre Veranstaltungstechnik zusammenstellen, richtet sich nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Zur Orientierung finden Sie unten einige Beispiele:

Mindestausstattung

• 1 Mobilgerät pro Teilnehmer
• Mikrofon
• Lautsprecher
• Optional: Webcam des Initiators oder Raumkamera (falls nicht vorhanden, nutzen alle ihre eigenen Kameras)
• Internet: Bandbreite und Geschwindigkeit gemäß den vitero Systemvoraussetzungen multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmenden

Mittelgroße Veranstaltung

• 1 Mobilgerät pro Teilnehmer
• Optional: Touch-Screen für den Moderator
• Beamer oder großer Monitor
• Raumkamera: Dies kann eine einfache Webcam oder eine Kamera mit Nachverfolgungsfunktion (PTZ) oder Fernbedienung sein. Die Kamera sollte den gesamten Teilnehmerkreis erfassen können.
• Freisprecheinrichtung / Konferenzsystem: mit verteilbaren Mikrofonen und Lautsprechern
• Internet: Bandbreite und Geschwindigkeit gemäß den vitero Systemvoraussetzungen multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmenden
• erforderliche Anzahl an Access Points

Größere Veranstaltung

• 1 Mobilgerät pro Teilnehmer
• Leistungsstarkes Endgerät für den Moderator: sämtliche Technik wird an diesen Rechner angeschlossen
• Mindestens 1 Raumkamera, optional mehrere Kameras für verschiedene Perspektiven
• Freisprecheinrichtung / Konferenzsystem: mit verteilbaren Mikrofonen und Lautsprechern
• Empfehlenswert: 1 separates Referentenmikrofon
• Beamer
• Optional: Eingabegerät mit konfigurierbaren Tasten: z.B. für Effekte und Shortcuts für Mikros und Kameras
• Optional: ein weiterer Rechner nur für den Beamer
• Internet: Bandbreite und Geschwindigkeit gemäß den vitero Systemvoraussetzungen multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmenden
• erforderliche Anzahl an Access Points

Bei Fragen stehen Ihnen unsere Kundenberater gerne zur Verfügung.

Tipp: Einladung zum Hybridmeeting

Ihre Einladung könnte folgende Punkte enthalten:

• Es handelt sich um ein Hybridmeeting.
• WLAN-Einwahldaten
• Gästelink aus dem VMS
• Von Teilnehmenden vor Ort mitzubringen: Laptop, Tablet oder Smartphone.
• Bildschirmschoner und Standby-Modus deaktivieren
• Namen und Farben der Präsenzgruppen
• Für Remote-Teilnehmende, die sich nicht am Ort einer Präsenzgruppe befinden, ändert sich nichts.

Verwandte Themen

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln der vitero Online-Hilfe:

• Screenshots
• Bedienhilfen
• Liste Anwesende
• Presets, Einsteiger-Preset
• Content
• Menü Audio
• Video & Livebilder
• Leistungsoptionen