Quick Guide „Named Moderator“

Mit vitero inspire können Sie Online-Sitzungen einfach und interaktiv durchführen. Beim Lizenzmodell Named Moderator wird Ihnen ein vitero Raum fest zugeordnet. Sie können weitere Teilnehmende in Ihren Named-Moderator-Raum einladen.

Der Named-Moderator-Raum steht Ihnen rund um die Uhr und ohne Buchung zur Verfügung.

Was ist ein Named-Moderator-Raum?

Der Named-Moderator-Raum ist ein personenbezogener vitero Raum. Sobald Sie diesen vitero Raum als Besitzer betreten, können Sie den Named-Moderator-Raum für weitere eingeladene Personen schließen bzw. öffnen.

Wenn Sie Ihren persönlichen Raum verlassen, wird dieser nach Ablauf von 30 Minuten automatisch geschlossen. Sollte sich noch jemand im Raum befinden, werden Anwesende dann automatisch aus dem vitero Raum entfernt.

Auch der kostenlose Übungsraum für Gruppenleiter von SaaS-Kunden mit den Lizenzmodellen Corporate Room und Concurrent Users ist technisch gesehen ein Named-Moderator-Raum.

Wo finde ich den Named-Moderator-Raum?

Der Named-Moderator-Raum wird verfügbar, sobald der Besitzer dieses vitero Raumes den Raum betritt. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

VMS-Seite Zum virtual team room
Einwahllink

Zum virtual team room

Die Seite Zum virtual team room befindet sich im Seitenmenü des VMS. Klicken Sie auf den Button virtual team room betreten.

Link für den Named Moderator

Als Named Moderator finden Sie die Daten zu Ihrem Named-Moderator-Raum in der Gruppenverwaltung des VMS. Dieses Menü ist im Benutzerbereich (d.h. ohne Administratorrechte) zugänglich. Dort finden Sie den Link für den Dauerhaften Gastzugang.

Raumauswahl

In der Raumauswahl von vitero inspire wird Ihnen dieser Raum mit Ihrem Namen und dem Zusatz „Persönlicher Raum“ angezeigt.

Grundlagen

Die wichtigsten Informationen, die Sie zu vitero inspire und dem VMS benötigen, finden Sie in den folgenden Tabs. Die Links zu verwandten Themen in vitero Dokumentation finden Sie am Ende dieses Artikels.

Der Named Moderator hat Gruppenleiter-Rechte.

Alle übrigen Personen haben zunächst nur die Rechte als Teilnehmende. Der Named-Moderator kann sie jedoch seiner Gruppe zuordnen und ihnen die Gruppenleiter-Rolle zuweisen.
Ausnahme: Administratoren sind immer automatisch auch Gruppenleiter.

Für den Session-Recorder benötigen Sie folgende Lizenz: vitero record mit Session-Recorder.
Diese Funktion kann nur in der vitero Anwendungsdatei genutzt werden.
Die vitero Anwendungsdatei steht derzeit nur unter Windows zur Verfügung.

Sie müssen Ihren persönlichen Raum nicht im Vitero Management System (VMS) buchen, sondern dieser vitero Raum steht Ihnen als Named Moderator ohne Buchung rund um die Uhr zur Verfügung.

Wenn die Audioverbindung per Telefon in Ihrer Lizenz enthalten ist, steht diese im Named-Moderator-Raum direkt zur Verfügung. Sie müssen den Telefonzugang nicht gesondert im VMS aktivieren.

Der Session-Recorder steht im Named-Moderator-Raum nach der Erstinstallation zur Verfügung und muss nicht gesondert in einer Terminbuchung aktiviert werden.

Einwahl als Named Moderator

Per Einwahllink

Öffnen Sie im VMS die Ansicht Gruppen und Mitglieder wie folgt:VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder

Technisch gesehen entspricht Ihr Named-Moderator-Raum einer Gruppe. Öffnen Sie Ihre Gruppe über die Liste.

Name: Ihr Name ist der Name der Gruppe bzw. Ihres vitero Raumes

Nun befinden Sie sich in den Gruppeninformationen. Hier finden Sie weitere Daten sowie eine Übersicht über die Mitglieder Ihrer Gruppe. In der obersten Zeile befinden sich folgende Angaben:

Raumtyp: personenbezogener Raum oder Übungsraum
Dauerhafter Gastzugang: Sitzungscode als Link

Auch Sie als Named Moderator starten den Einwahlvorgang mit dem Link Dauerhafter Gastzugang. Die nächste Ansicht richtet sich nach den VMS-Einstellungen. In der Regel gelangen Sie auf eine Auswahlseite: Direkt im Browser starten oder Mit Anwendungsdatei starten.

Wenn Sie sich für den Browserzugang entscheiden, gelangen Sie danach auf eine Seite, auf der der Sitzungscode bereits eingetragen ist.

Dies ist die Ansicht, die auch Ihre eingeladenen Teilnehmenden sehen werden. Durch das Bestätigen des Codes gelangt man in den Wartebereich bzw. in Ihren Named-Moderator-Raum.

Sie selbst als Named Moderator müssen jedoch zur Login-Seite wechseln und sich dort mit Ihren vitero Zugangsdaten in den vitero Raum einwählen.

Per vitero Anwendungsdatei

Für die Einwahl per vitero Anwendungsdatei gibt es zwei Varianten:

vitero Anwendungsdatei
vitero starter

Die vitero Anwendungsdatei erhalten Sie im VMS auf folgender Seite: VMS > Startseite > Zum virtual team room

Klicken Sie dafür auf den Button vitero inspire herunterladen. Die Datei mit der Endung .exe wird auf Ihren Rechner geladen. Klicken Sie zum Ausführen auf den Dateinamen.

Die vitero Anwendungsdatei bietet Funktionalität, die bei der Nutzung per Browser nicht zur Verfügung steht. Die sind vor allem die Screenshot-Funktion sowie der Session-Recorder (mit einer Lizenz für das Erweiterungsmodul vitero record).

vitero starter

Den vitero starter (.exe) erhalten Sie im VMS auf folgender Seite: VMS > Startseite > Zum virtual team room

Klicken Sie auf den Button vitero starter herunterladen. Die Datei wird in Ihr Download-Verzeichnis geladen. Klicken Sie auf dem Dateinamen, und warten Sie ca. zwei Minuten, bis sich die Auswahlseite öffnet. Wählen Sie dann die Option Mit Anwendungsdatei starten.
Für den vitero starter ist eine einmalige Einrichtung ohne Administrationsrechte notwendig. Danach hält er die vitero Anwendungsdatei automatisch stets auf dem aktuellen Stand.

Sowohl der Aufruf des vitero starters und als auch das direkte Herunterladen der vitero Anwendungsdatei kann mit jedem beliebigen Browser durchgeführt werden.

Gäste einladen

Mit dem Link für den dauerhaften Gastzugang können Sie andere Personen einladen. Dieser Link enthält den Sitzungscode und verändert sich nicht, solange der Raum besteht. Dieser Link befindet sich nicht nur in den VMS-Gruppeninformationen, sondern auch an folgenden Stellen:

in der vitero Einladung, die Sie komfortabel mit dem Outlook Add-in versenden können,
auf dem Overlay, das Sie beim Betreten des vitero Raumes sehen,
im Menü Raum.

Benutzerkonto für Teilnehmende

Die eingeladenen Personen benötigen kein vitero Benutzerkonto, um an Ihrer Sitzung teilnehmen zu können. Es genügt der Link mit dem Sitzungscode, den Sie einmalig mitteilen.

Bei Nutzung Ihres Sitzungscodes können sich selbst IT-Unerfahrene einfach in Ihre Sitzung einwählen.

Sofern die eingeladene Person jedoch bereits ein vitero Benutzerkonto hat, kann sie dieses optional zusammen mit dem Sitzungscode verwenden.

Der Vorteil besteht darin, dass persönliche Informationen (z.B. E-Mail-Adresse oder ein Foto) eingefügt und gespeichert werden können. Des Weiteren werden bestimmte Einstellungen im Raum wie z.B. die Sprache und Lautstärke gespeichert.

Daher können Teilnehmende als Gruppenmitglieder angelegt werden. Außerdem können Sie Gruppenmitglieder bei Bedarf mit zusätzlichen Rechten ausstatten, indem Sie diesen die Rolle Gruppenleiter oder Assistent zuweisen.

Exkurs: Benutzer anlegen und hinzufügen

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Bereich Administrative Aufgaben der vitero Dokumentation zum VMS.

Inhalte hochladen

Um in Ihrem persönlichen Raum Inhalte über das Menü Content anzuzeigen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

VMS: Vorab bereitgestellte Inhalte stehen dauerhaft zur Verfügung.
vitero Raum: Während der Sitzung hochgeladene Inhalte werden nach dem Verlassen des vitero Raumes gelöscht.

Während der Sitzung hochladen

Für das Hochladen von temporären Inhalten in den Named-Moderator-Raum gibt es drei Möglichkeiten:

Menü Content: mit dem Button Dateien hochladen…
Drag & Drop: Die maximale Dateigröße beträgt 25 MB.
Zwischenablage: Kopieren Sie Inhalte mit STRG + C in die Zwischenablage. Stellen Sie Ihren Mauszeiger in den vitero Raum. Mit dem Befehl STRG + V laden Sie die Inhalte hoch. Auch Screenshots mit dem Snipping-Tool funktionieren.

Unterstützte Dateiformate
Menü Content: PDF, JPG, JPEG, PNG, GIF, MP4 und WEBM
Drag & Drop: PDF, JPG, JPEG, PNG, GIF, MP4 und WEBM. Audio per MP3 und MPEG.
Einfügen mit STRG + V: PDF, JPG, JPEG, PNG und GIF
Ab der Version 5.0 kommen DOCX und PPTX hinzu.

Vorab in das VMS hochladen

Öffnen Sie im VMS Ihre Gruppe mit dem Raumtyp „personenbezogen“ oder „Übungsraum“:VMS > Startseite > Gruppen und Mitglieder > Gruppeninformationen

Hier klicken Sie auf das Ordnersymbol mit dem Tooltipp Zum Gruppenordner, um die Ansicht des Gruppenordners zu öffnen.
Öffnen Sie nun die Ordnereinstellungen über das Symbol Bearbeiten rechts neben Ihrem Gruppennamen. Über den Button Neuer Ordner können Sie einen Unterordner anlegen und benennen. Klicken Sie anschließend auf Erstellen.

Um Ihre Inhalte im vitero Raum sichtbar zu machen, ist es erforderlich, dass beim Punkt Verfügbarkeit die Option auch im virtual team room aktiv ist.

Dateien hochladen: Über das Symbol Bearbeiten neben Ihrem Unterordner öffnen Sie die Ordnereinstellungen. Klicken Sie dann auf den Button Einfügen und anschließend auf Datei hochladen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Ihre Dateien über den entsprechenden Button oder per Drag & Drop in das gekennzeichnete Feld hinzufügen können. Wenn alle gewünschten Dateien im Dialogfenster aufgelistet sind, klicken Sie abschließend auf den Button Hochladen.

Derzeit unterstützt das VMS folgende Dateitypen: PPT/PPTX, ODP, PDF, PNG und JPG/JPEG sowie WEBM, MPEG, MP3 und MP4.

Sitzung starten

vitero inspire können Sie direkt im Browser oder über die vitero Anwendungsdatei starten. Hierbei gibt es drei Möglichkeiten:

Link: Dauerhafter Gastzugang für die Einwahl per Browser
vitero Anwendungsdatei
vitero starter

Die Einwahl per Link oder vitero Anwendungsdatei (mit oder ohne vitero starter) beschreibt der Abschnitt Einwahl als Named Moderator.

Folgende Browser können Sie verwenden: Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox und Apple Safari. Der Chrome-Browser wird von vitero empfohlen.

Informationen zu den Unterschieden zwischen den verschiedenen Browsern und der vitero Anwendungsdatei finden Sie auch in den Systemvoraussetzungen für vitero inspire.

Ihre Sitzung beginnt in dem Moment, in dem Sie Ihren Named-Moderator-Raum betreten. Der Raum steht Ihnen rund um die Uhr und ohne Buchung zur Verfügung.

Anmelden

Als Named Moderator müssen Sie sich mit Ihrem vitero Benutzerkonto anmelden. Hierfür geben Sie unter dem Reiter Login Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die entsprechenden Felder ein.

In der Raumauswahl von vitero inspire wird Ihnen Ihr vitero Raum mit Ihrem Namen und dem Zusatz „Persönlicher Raum“ angezeigt.

Zugang zum Named-Moderator-Raum

Standardmäßig ist der Named-Moderator-Raum geöffnet. Das heißt: Wer einen Einwahllink für diesen vitero Raum besitzt, kann den Raum ab jetzt betreten.

Auf dem Overlay, das Sie beim Betreten sehen, können Sie den Raum jedoch sofort schließen. Dass der Raum geschlossen ist, erkennen Sie am roten geschlossenen Vorhängeschloss am oberen linken Fensterrand. Wenn Sie auf dem Schloss klicken, öffnet sich automatisch das Menü Raum mit den entsprechenden Einstellungen

Auf dem Overlay wird Ihnen außerdem der Einladungslink angeboten, mit dem Sie spontan Personen einladen können.
Den dauerhaften Gästelink sowie den Session-Code finden Sie zudem im Menü Raum.
> Umgebung > Menü Raum > Zugang zum Raum

Wartebereich

Wenn Sie sich vor Beginn Ihres Termins noch in Ruhe vorbereiten möchten, richten Sie einen Wartebereich ein.
Klicken Sie dafür im Menü Raum im Bereich Status auf den unteren Regler Eigene Nachricht (Wartebereich). Wenn der Regler aktiv ist, können Sie den Titel und und eine kurze Nachricht in die entsprechenden Eingabefelder eintragen. Mit einem Klick auf den Button Übernehmen werden Ihre Einstellungen für die aktuelle Sitzung gespeichert.

Zugangsschutz

Erhöhen Sie die Sicherheit Ihres Named-Moderator-Raums durch ein Passwort, das zunächst nur Ihnen selbst bekannt ist und für jede Sitzung geändert werden kann. Klicken Sie dazu im Menü Raum im Bereich Status auf den mittleren Regler Passwortabfrage.
Aktivieren Sie den Regler Passwortabfrage, und tragen Sie das gewünschte Passwort in das entsprechende Eingabefeld ein. Speichern Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf den Button Übernehmen.

Funktionen im Named-Moderator-Raum

Ihr persönlicher Raum verfügt über dieselben Funktionen wie die übrigen vitero Räume. Umfassende Informationen zur Funktionalität finden Sie im Bereich virtual team room der vitero Dokumentation.

Tools für den Named-Moderator-Raum

Für den Named-Moderator-Raum stehen zwei Komfortfunktionen zur Verfügung:

Outlook Add-in für vitero

Integrieren Sie dieses Add-in in Outlook, um mit nur wenigen Klicks zu Besprechungen in Ihrem Named-Moderator-Raum einzuladen und Termine in Ihrem Kalendertool zu verwalten.

vitero Plug-in für MS Teams

Mit diesem Plug-in verlegen Sie Unterhaltungen aus einem Teams-Chat komfortabel in Ihren Named-Moderator-Raum. So können Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur Kollaboration nutzen und profitieren von hohen Datenschutzstandards.